耗材室门口的便利贴战争

行政小张管公司耗材三年了，最开始觉得这活儿清闲——买买订订、发发收收，谁不会？可半年后她发现，自己每天不是在填采购单，就是在解释为什么又超预算。

最离谱的是纸杯。全公司不到80人，每月竟消耗近4000个一次性纸杯。财务老刘看到报表直接找上门：‘咱们是开茶馆还是开会？’

小张查了领用登记本，白纸黑字写着各部门申领数量，看起来都合规。可她心里犯嘀咕：会议室每次会议也就几十个杯子，哪用得了这么多？

她开始蹲点观察。终于在一个周三下午抓了现行——市场部的小李抱着一摞纸杯走出耗材室，不是去开会，而是回工位囤着喝下午茶。

原来，公司规定‘会议耗材可申领’，没人界定‘会议’的时间和场景。有人顺手多拿几个，有人干脆当免费福利带回家。一张没写清楚的制度，养出一条看不见的‘申领暗流’。

规则失效时，该升级管理逻辑了

小张试着改制度：每人每周限领10个。结果第二天就被投诉——客服部开客户复盘会，一次要用60个，临时申请流程太慢，影响接待。

再改：部门月度配额制。可销售部旺季加场培训，额度早早用完，反过来怪行政不支持业务。

她意识到，问题不在制度严不严，而在管理逻辑太‘静态’。不同部门、不同场景、不同时间的需求波动，靠一纸通知根本兜不住。

这时候，同事推荐她试试蓝点通用管理系统。说是不用等IT开发，自己就能搭一套耗材申领流程。

她半信半疑注册了账号，花了一个午休时间，拖拖拽拽做了三件事：

1. 建了个‘耗材申领表单’，字段包括申领人、部门、用途（下拉选项：日常饮用/正式会议/客户接待/其他）、预估使用量、是否需要备用。
2. 设了自动规则：日常饮用每人每周最多5个；超过20个的申领，自动触发主管审批；客户接待类自动标记绿色优先处理。
3. 连上了库存看板，每申领一次，实时扣减可用数量，快到安全库存时自动提醒采购。

最让她惊喜的是‘用途分析’图表。上线两周后，她发现‘日常饮用’占比高达68%，而‘正式会议’只占23%。数据一摆出来，管理层坐不住了。

从‘堵漏洞’到‘调策略’

HR牵头开了会，最终决定：取消全员自由申领，改为会议室按需配备纸杯，工区改用可清洗马克杯，鼓励自带杯具的员工每月领取环保积分，能换咖啡券。

三个月后，纸杯月消耗降到900个，节省的费用够给前台换一台净水直饮机。

但变化不止在数字上。财务不再追着问预算异常，部门也不用为临时会议走加急流程——系统自动识别‘客户接待’并提速处理。就连保洁阿姨都说，垃圾桶里散落的半杯凉茶少了，清理起来轻松不少。

有天小张路过茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘你还记得以前抢纸杯像抢演唱会票吗？’另一个笑：‘现在谁还用那个，我的蓝色星球杯都用了半年了。’

她没说话，低头看了眼手机——蓝点系统刚推送通知：本月环保积分兑换率同比提升47%。