我们办公楼有六层，每层两间洗手间、三扇落地窗、一个茶水间。保洁团队一共四个人：张阿姨负责一二楼，李姐管三四，王姨和小陈轮值五六。表面上看，分工明确，人尽其责。可奇怪的是，每周二下午，五楼那几块大玻璃准是雾蒙蒙的，像被谁哈了口气。

行政主管老刘最先发现这个问题。他不是搞管理的，但喜欢记事，办公桌抽屉里塞满了各种便签。有次他翻到一张保洁排班手写表的背面，上面密密麻麻写着些数字：‘张：45min/层，李：52min，王：68min（含拖楼梯），小陈：57min（常补货）’。再往下，是一行铅笔写的字：‘周二王姨体检，小陈替岗，路线重叠+工具不足，窗→漏’。

原来，问题不在人懒，而在‘隐形任务叠加’。

我们一直用的是物业配的标准化保洁系统，每天打卡、签到、拍照上传。流程很规范，但全是‘结果验收’，没人管‘过程负荷’。比如，系统要求每块玻璃每周擦两次，但它不告诉你，擦一块高层玻璃要搬梯子、打清洁剂、来回三次换水桶——这算下来就得18分钟，而整个五楼标准工时才50分钟。

更麻烦的是调班。王姨每周二下午去医院，这事大家都知道，可系统从不标记‘人力缺口’。小陈顶班时，得先完成自己原本的楼层，再赶过去。等她拎着工具箱爬到五楼，时间已经超了，只能跳过最耗时的玻璃。

老刘试着在Excel里拉了个表，把每个区域的清洁动作拆成‘动作单元’：换纸巾、拖地、擦镜面、洗水槽、清垃圾、擦玻璃……再给每项标上预估耗时。然后套进每日排班，算出每人实际工作量。结果一出来吓一跳：小陈在替班那天的日均工时超过92分钟，远超公司规定的65分钟标准。

可问题是，Excel改一次排班得手动调七八个格子，一旦有人请假，就得重算一遍。老刘试了两天就放弃了。

后来，IT部的小林推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘人人能自定义’，起初老刘不信。但小林当场演示：先把六层楼每个清洁区域建为‘数据项’，再把擦玻璃、拖地这些动作设成‘任务类型’，每项绑定预估时间。接着，把四位保洁员设为‘执行人’，再建一个‘排班流程’，支持按日轮换、临时替岗。

最关键是那个‘工时预警’功能。只要某人当天任务总时长超过阈值，系统自动标红，还能弹出提示：‘检测到五楼玻璃任务可能延误，建议调整路线或增派协助’。

他们还加了个小创新：在清洁车贴二维码，扫码就能打卡任务开始和结束。系统自动记录实际耗时，慢慢修正原先的预估数据。三个月下来，五楼玻璃再没‘失踪’过。

有次小陈笑着说：‘现在我知道啥时候该跑快点，啥时候可以慢一点。上次系统提醒我提前十分钟收工，我还以为坏了呢。’

其实没坏，只是终于有人开始算‘人的节奏’了。

后来他们又延伸出几个小应用：比如‘耗材预警’——当某层纸巾更换频率突然上升，系统会提示是否会议密集；再比如‘动线热力图’，显示哪个区域清洁频次最高，反过来指导物业调整垃圾桶位置。

最意外的是，张阿姨居然自己建了个‘季节性任务库’，把春天除花粉、冬天扫雪都设成周期提醒。她说：‘以前靠脑子记，现在靠系统推，省心。’

现在，那张手写排班表还夹在老刘的笔记本里，只是背面的铅笔字已经被划掉，旁边贴了张便利贴：‘周二下午，玻璃已排，梯子在三楼备用柜。’