我们公司茶水间的咖啡机旁边，贴着一张手写的纸条：‘豆子不多了！谁用谁补单！’——字迹潦草，像是某位同事在凌晨赶PPT时顺手写的控诉。

这张纸条挂了整整三个月，没人理。直到某天早上九点，市场部总监冲进行政办公室，手里攥着空咖啡胶囊盒，声音颤抖：‘今天没咖啡？整个部门怎么干活？’

那一刻，我意识到，我们缺的不是咖啡豆，是管理逻辑。

其实行政部一直有台账，Excel表里列着‘饮品库存清单’，更新频率取决于谁刚好路过茶水间、良心发现顺手记一笔。采购则按月统一下单，标准是‘看着差不多就买’。于是经常出现一种荒诞局面：一边是咖啡豆见底，另一边仓库还堆着三箱去年买的抹茶粉，保质期都快到了。

真正让我下定决心改流程的，是一次跨部门会议后的吐槽。财务小李说：‘你们行政是不是和咖啡供应商有亲戚？这季度光胶囊咖啡就花了八千多，比上季度翻倍。’我一查才发现，因为没人及时报缺，采购为了避免‘断供’风险，干脆一次订足两个月用量——结果员工口味变了，旧款胶囊滞销，新款又总断货。

我开始琢磨，能不能有个系统，不靠人提醒，也能自动知道什么时候该补货、补多少。

试过几个工具。有的太重，要配扫码枪、做盘点流程，对我们这种八十人的公司来说像拿显微镜切菜；有的太轻，就是个在线表格，改两下就乱套。后来朋友推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘什么都能管，但不用一开始就设计好’。

听起来玄乎，试了才知道意思。它不像传统软件那样预设‘库存模块’必须怎么填，而是让你自己搭结构。我新建了个‘茶水间物资’模型，字段很简单：品名、当前库存、安全库存线、供应商、采购周期、负责人。

关键在于‘规则引擎’。我设了几条自动逻辑：比如当‘当前库存’低于‘安全库存线’时，自动生成待办任务给行政专员；如果三天内没处理，就升级提醒到主管邮箱。更妙的是，可以设置‘动态补货量’——根据过去30天消耗量计算建议采购数，而不是拍脑袋。

上线第一周就触发了警报：冰糖存量跌破阈值。原来这玩意儿没人注意，但消耗极稳，每周泡茶都要用，属于‘沉默消耗品’。以前全靠阿姨口头报，现在系统直接推任务，当天就下了单。

三个月后，最直观的变化是那张手写纸条被撕了。取而代之的是茶水间门口一个电子屏，滚动显示‘今日库存预警’：咖啡胶囊（剩余12盒，预计7天耗尽）、方糖（正常）、柠檬片（需补货）……

数据也好看起来。饮品类月均采购额降了34%，浪费减少了近一半。最意外的是，技术部有个人悄悄告诉我，他们正用同一个系统管实验室耗材，连移液枪头的余量都能实时跟踪。

现在新来的实习生问我：‘这系统是不是专门管茶水间的？’我笑了。它管的从来不是咖啡豆，而是那些被忽略的细节、被拖延的响应、被默认‘总会有人处理’的责任真空。当一杯咖啡不再成为问题，会议室里的争执也会少一点——毕竟，大家都能喝上热的。