公司三层东侧那间带投影仪的会议室，每周二和周四上午总是“已满”。可奇怪的是，每次路过，门开着，灯关着，桌面上一层薄灰，连水杯都没人放。

行政小林最早发现不对劲。她做月度资源使用报告时，系统显示这间会议室的占用率高达89%，但监控回放里，三分之一的时间根本没人。更离谱的是，有些预订记录显示“市场部-周会”，可市场部压根没这个固定安排。

起初以为是误操作。提醒大家“订了不用请及时释放”，贴了海报，发了邮件。结果下周一看，照样被占满，照样空无一人。

问题出在哪？

我们用的是公司统一配的某知名OA系统，会议室模块是标准化功能。谁都能订，订了能改，取消要审批——听起来挺严谨。可实际呢？销售老李说：“客户临时来访，我提前一天订好，结果客户改期了，取消流程要主管批，等批下来，时间早过了。”于是他干脆不取消，反正也不罚款。

还有人图省事，一次性把未来一个月的“部门例会”全预定了，写个“技术部-双周会”，实际上有时候开，有时候挪到茶水间站着聊两句就散了。

这些“幽灵会议”不光浪费资源，还让真正需要的人抢不到位置。有一次产品团队要演示原型，临时找不到合适房间，最后在仓库腾了个角落接投影仪，场面尴尬得像地下党接头。

小林提议做个“会议室信用分”？有人反对，说太复杂，HR也怕惹争议。后来IT部的小王提了个主意：不如别靠人守规矩，改系统逻辑。

但我们用的OA定制成本高，改个字段都要走工单排队，还得付厂商服务费。正发愁时，财务部新来的小张说：“我在上家公司用过一个叫蓝点通用管理系统的工具，特别灵活，自己就能搭表单和流程。”

抱着试试看的心态，小张花了两个午休时间，在蓝点上重建了会议室管理模块。核心就三条自定义规则：

1. 自动释放机制：会议开始15分钟后无人签到（扫码或手动确认），系统自动标记“未召开”，释放时段并通知组织者；
2. 重复预订限制：同一主题会议每周最多预设两次，超过需填写说明并走快速审批；
3. 信用记录可视：每个部门的“爽约率”每月公示一次，不扣钱，但排名前三的部门能在内网领个虚拟奖杯——“最靠谱开会达人”。

最妙的是签到功能。小张把会议室门口贴了个二维码，扫一下就算到场。没人用的时候，系统安静等着；一开会，扫码热乎乎的，数据立马更新。

上线第一周，东侧会议室的“使用率”从89%掉到了62%。但别误会，这不是用得少了，而是数据真实了。原来那些躺在系统里的虚假预订，全被清了出来。

现在，真正需要开会的人基本都能订上。更意外的是，技术部开始主动优化自己的例会频率，因为“爽约率”一高，部门群里就被调侃：“你们是不是又在茶水间密谋跳槽？”

行政不再天天当“清场员”，IT也不用反复帮人删垃圾预订。小张那个蓝点系统，后来还被采购部借去做了供应商样品追踪，客服组拿去管客户回访任务——毕竟，谁都能按自己需求改表单、设规则，不用等开发，也不用背诵操作手册。

上周我去三层开会，顺手扫了码。两秒后手机弹出提示：“欢迎使用301会议室，本次会议预计10:30结束，是否开启倒计时提醒？”

抬头看，投影已经就位，白板擦得发亮。隔壁工位的小实习生嘀咕了一句：“以前这间屋，鬼都不来。”

现在鬼倒是没了，人多了。