档案室在三楼最里面，挨着消防通道。门常年半掩着，进去得侧身绕过堆到膝盖高的过期文件盒。老李在这儿干了十五年，从手写目录卡贴标签，到后来用Excel排编号，再到现在——他总说：‘现在？现在是机器管人了。’

这话不是抱怨。上周五下午，我路过档案室，看见老李坐在那儿，手里端着茶杯，盯着电脑屏幕笑。屏幕上是一张流程图，节点自动亮起、跳转，像游戏里的任务链。‘你看这个——’他指着其中一个框，‘昨天下午三点十七分，财务部王姐上传了一份2019年的合同扫描件，系统自动识别了年份、部门、合同类型，生成归档编号，又推给法务做合规标记，今天早上八点五十二，提醒行政补打一份副本放进B区3-8柜。全程没人动手，也没人催。’

我愣了一下。这不就是传说中的‘自动化归档流’？可我们公司没买那种动辄几十万的文档管理系统啊。

老李看出了我的疑惑，‘蓝点，自定义的那个。’他顿了顿，‘你别看它名字不起眼，界面也不花哨，但它能让你用‘拖一拖、点一点’的方式，把咱们这些杂七杂八的归档规矩全塞进去。’

原来，去年年底审计前，档案室差点翻车。有两份关键合同找不到原件，只有一份模糊的扫描件，编号还对不上。法务追着问，老李熬了两个通宵才从一堆U盘和旧硬盘里扒出来。事后他跟信息部提需求，想搞个带流程审批、自动分类、还能设提醒的系统。结果一报价，定制开发要三个月起步，还得协调四个部门接口。

后来行政小林推荐了蓝点。她说她用它做了会议室清洁检查表，保洁扫完扫码打卡，超时没扫自动发微信提醒主管。老李抱着试试看的心态，自己注册了个账号，花了一个周末，把档案管理的整套逻辑搭了出来。

‘你猜最难的是什么？不是技术，是把脑子里那些‘差不多’‘一般都这么办’的规矩，一条条掰开揉碎，变成系统能懂的规则。’老李说。

比如，他以前归档靠经验：合同类放A区，按年份排；内部纪要放C区，按部门分；外联文件则要看有没有公章，有章的进红盒，没章的先搁待定架。这些‘潜规则’，过去只在他一个人脑子里。现在，他在蓝点里建了几个字段：文件类型、归属部门、是否含签章、有效期、密级。然后设了触发条件：‘若类型=合同 且 年份≥2018，则自动分配A区柜位编号，并触发法务复核任务’；‘若无签章且三天内未补充，则标黄并邮件提醒提交人’。

更妙的是，他把那台老扫描仪也‘连’上了。虽然它本身不智能，但蓝点允许手动上传后反向标注状态。每扫完一份，他在系统里点‘已扫描’，下一步自动激活。久而久之，连实习生都知道：‘扫完别扔桌上，去系统点一下，不然流程卡住，第二天邮箱就会收到“滞留提醒”。’

上个月，新来的实习生小周试着改了条规则。她发现培训资料总被误归到部门会议纪要里，就加了个关键词检测：标题含‘培训’或‘TNG’的，自动归入‘人力资源-培训档案’，并生成二维码贴纸供打印粘贴。老李看了没反对，反而夸她‘比我想得细’。

现在，档案室还是那个昏暗的小房间，但门口多了块电子屏，滚动显示今日待处理任务、逾期预警和归档效率统计。保洁阿姨路过都说：‘这屋终于不堆箱子了，地上能走路了。’

前几天集团IT来调研数字化进展，看到档案室的运行报表，问是不是买了某知名DMS系统。老李摆摆手：‘没有，就一个能自己搭的工具，让我们把老办法理清楚，再让机器替我们盯细节。’

走的时候，我看见他正往系统里录入一份泛黄的2003年合作协议。扫描完成的瞬间，流程节点亮起蓝色光，自动推送至‘历史文件专项备份’队列。老李没急着关页面，而是多看了一眼——那是他刚进公司那年经手的第一份归档文件。