行政部的小王最近总被财务问一句话：‘上个月你们部门的打印纸采购翻倍了？’

他一脸懵。办公室还是那些人，报表也没多出几份，怎么纸就没了呢？更奇怪的是，每次补货后不到一周，货架又空了。连保洁阿姨都开玩笑说：‘这纸是不是长腿跑了？’

起初小王以为是供应商发少了，可核对送货单发现数量没错。他又怀疑是不是大家用得太随意，于是贴了张‘节约用纸’的便签，结果第二天就被谁默默撕了——还顺手在旁边画了个哭脸。

问题没解决，反而有点尴尬。

直到有次午休，他路过茶水间，听见两个同事聊天。一个说：‘技术部新来的实习生又要打印测试文档，一打就是五十页，反正不用自己掏钱。’另一个笑：‘谁不是呢？反正行政不会管，申领又不用审批，拿就是了。’

小王站在门口，突然明白了：这不是浪费的问题，是管理盲区。

我们公司没有耗材申领流程。打印机旁的纸箱常年敞开，谁需要谁拿，没人登记，也没人追踪。行政按经验补货，财务按发票报销，中间那段‘从仓库到桌面’的过程，完全是个黑洞。

更麻烦的是，不同部门需求差异大。设计部常要A3铜版纸，人事部偏爱A4厚卡纸印聘书，而技术部测试文档动辄上百页，全是草稿。可库存管理却一刀切，买什么、补多少，全靠小王‘感觉’。

他想做个表格登记，可Excel太麻烦，大家嫌填表耽误时间，三天就流于形式。OA系统里倒有物资模块，但只能录总库存，没法细分品类，也不能设申领限额。IT说定制开发要排期三个月，等不了。

就在他快放弃时，同事提了一句：‘你试试蓝点那个系统，说是啥都能自己搭。’

小王抱着试试看的心态注册了蓝点通用管理系统。第一天，他花半小时建了个‘办公耗材申领表’，字段很简单：申请人、部门、申领物品、数量、用途说明。他还加了个‘是否紧急’选项，方便后续优先处理。

第二天，他把链接发到部门群，说‘试运行一周，不填不算申领’。有人抱怨，但他跟领导打了招呼，断了一天打印纸供应，抱怨声立马小了。

第三天，数据开始冒出来。他发现技术部占了68%的A4纸用量，而设计部虽然次数少，但单次申领量惊人。最夸张的是，有个人连续三天申领‘A4双面打印测试稿’，每次二十张——后来查出来是新员工调打印机，反复打废稿。

有了数据，小王说话就有底气了。他找技术主管沟通，对方这才意识到问题，安排老员工带新人调设备。他还和设计部商量，把部分彩打转为外包，既省耗材又提升质量。

两周后，他升级了表单。给每类耗材设了月度限额，超量自动触发审批；还加了‘回收再用’选项，鼓励提交可二次利用的草稿纸。系统自动生成提醒，快到限额时，负责人会收到通知。

最有意思的是，他发现有人开始‘交易’额度。人事部小李用不完她的卡纸配额，主动问财务部能不能换两张A3纸。小王干脆在系统里加了个‘内部调剂’功能，让资源流动起来。

一个月下来，打印纸采购降了41%，同事反而觉得更方便了——以前要到处找纸，现在提前申请，行政直接送到工位。财务也松了口气，终于能对上账。

有天IT过来闲聊，说他们正在做数字化转型规划，要上一堆专业系统。小王笑了笑，没说话。他知道，真正解决问题的，未必是最贵的系统，而是那个能让普通人快速搭出解决方案的工具。

现在，那台曾经敞开的纸箱被锁上了。钥匙在小王手里，但大家也不急——打开手机，点几下，纸照常来，只是再没人敢随心所欲地拿。