我们公司采购部有台老打印机，脾气比谁都大。卡纸是家常便饭，打到一半说没墨就没墨，最离谱的是——它从不提前预警。

每次断在关键文件上，整个部门就得停摆等墨盒。行政抱着电话催供应商，采购员蹲在机器前拍打进纸口，像在给一匹倔驴顺毛。有次财务急着要合同，小李干脆手写了两页A4字，边写边念叨：‘这年头签字笔比打印机靠谱。’

后来大家发现，真正的问题不在机器，而在‘换墨盒’这件事根本没人管得清。谁该申请？什么时候申请？库存还剩几支？全靠谁先吼一嗓子。有人觉得是行政的事，行政说采购自己用自己买，采购反问：‘那你们干啥的？’

直到上个月，新来的小陈默默搞了张表。

她不是做流程图，也没开什么管理会，就在公司那个叫蓝点通用管理系统的工具里，新建了个‘打印机耗材追踪表’。字段很简单：设备编号、当前墨盒型号、安装日期、打印页数预估寿命、实际已打印页数、剩余百分比、预警状态（绿/黄/红）、申请人、更换人、更换时间。

最关键是加了一条规则：当剩余量低于20%时，自动给指定责任人发提醒；低于10%，抄送主管。表格还能关联采购系统，直接生成采购申请单。

一开始没人当回事。可两周后，红色预警真弹出来了——3号打印机墨盒只剩18%。系统自动推了消息给小陈和行政老马。老马正开会，回来看到提示，顺手点了‘发起采购’，当天下午新墨盒就到了。

更巧的是，第二天大客户方案要终版打印，3号机一口气打了97页，全程没趴窝。技术检查后说：‘要是再晚两天，肯定中途断掉。’

现在这张表成了采购部的‘打印机情绪日记’。绿灯亮着，大家安心；黄灯一出，就开始留意；红灯就是警报，必须处理。连老板路过都看过一眼，笑着说：‘原来机器也会写日记。’

其实小陈也没做什么惊天动地的事。她只是把一件‘靠人提醒’的事，变成了‘靠数据驱动’。以前换墨盒是救火，现在是预防。以前责任模糊，现在谁该干嘛清清楚楚。

后来其他部门也来取经。人事发现可以用类似逻辑管工牌补办，IT开始追踪笔记本电池健康度，甚至食堂阿姨都试着建了个‘调料临期预警表’。

最让我觉得有意思的是，这些表单没有一个是从上往下推的。它们都是某个具体的人，在某个具体时刻，被某件具体的小事逼出来的。而系统的好处就在于——你不需要懂代码，不用等开发排期，想怎么设就怎么设。

就像小陈说的：‘我不是要管打印机，我是不想再听它半夜哭。’