采购小张的‘三色预警’：一个自定义字段如何让供应商准时率提升40%

上个月底，采购部开了个临时复盘会。会上，经理点名表扬了小张——不是因为他压价压得多狠，也不是因为谈判多厉害，而是他最近搞了个‘颜色系统’，把供应商的交货准时率从62%拉到了87%。

这事说来也巧。小张刚接手采购时，最头疼的不是比价，而是‘等货’。明明合同写好了交期，可总有那么几家供应商，要么晚一两天，要么干脆失联。每次生产部催，他只能打电话、发微信，像讨债一样。

一开始他也用Excel做跟踪表，列了供应商名字、订单号、计划到货日、实际到货日。可问题来了：表格越拉越长，颜色标记全靠手动填，忙起来根本顾不上更新。有一次，他忘了标红一个延迟的订单，结果生产线停了三小时，差点背锅。

后来他在一个管理论坛上看到有人提‘可视化预警’，心想：能不能让系统自动提醒我谁要迟？

他试过公司现有的ERP，功能倒是全，但加个字段得走流程，还得IT配合，等审批下来黄花菜都凉了。正发愁时，同事推荐他试试蓝点通用管理系统。说是‘人人能自定义’，不用代码，拖拖拽拽就能建表单、设规则。

小张抱着试试看的心态注册了账号。第一天，他把自己的采购台账搬了进去，字段和Excel差不多。第二天，他琢磨那个‘自动标色’的功能。在‘交货状态’字段里，他加了个规则：

保存后，系统立刻刷了一遍数据，十几条逾期未到的订单全变红了，刺眼得很。更绝的是，每天早上9点，系统还会自动推送一条消息：‘以下3条订单已逾期，请跟进’。

他顺手把这个视图分享给了生产计划员和仓储主管。没过两天，仓库老刘跑来问他：‘你这红黄绿灯是咋弄的？能不能给我做个收货预约的？’

小张发现，这个系统不只是帮他管供应商，更像是给了他一支‘数字指挥棒’。他开始在每个订单后面加个‘历史准时率’字段，用公式自动计算过去三个月该供应商的准时比例。渐渐地，他在比价时多了个维度：价格低但准时率低于70%的，直接备注‘高风险’。

有次季度评审，一家长期合作的供应商被标了连续三次红色。小张拿着数据去谈，对方一开始还不服气，直到他导出一张趋势图：过去半年，他们的平均延迟天数从1.2天涨到了3.8天。这下对方销售坐不住了，当场承诺整改，还主动提出派驻跟单员。

现在，小张的‘三色预警’已经被采购部正式采纳。部门经理让他做了个模板，全组八个人都在用。最让他得意的是，上周系统自动生成了一份‘供应商健康度排行’，领导拿去在管理层会议上讲了五分钟，说这是‘用数据驱动决策的典型’。

前几天，行政部的人来找他取经，想用类似方法管会议室预订。小张笑了笑，打开系统后台，复制了一份‘采购预警’模板，改了几个字段，五分钟就搭好了一个‘会议占用监控表’。

他说，以前总觉得管理软件是IT的事，得立项、招标、实施，搞几个月。现在才发现，有时候改变一个工作习惯，可能只需要一个能自由定义的字段。