我们实验室不大，二十来号人，做的是分子生物学方向的常规检测。地方小，事儿却不少。尤其是耗材管理——移液枪头、离心管、PCR试剂盒、酶、缓冲液……林林总总几百种，堆在两个冰柜和三排货架上。以前用Excel登记，谁领了就在表格里填一笔，名字、日期、数量。听着挺规矩，实际乱得一塌糊涂。

最头疼的是月底盘存。每次盘完都对不上账，不是少了EP管，就是某批荧光染料‘凭空出现’。有一次，一个同事说刚领了两盒qPCR Mix，系统显示库存还有15盒，我去冰柜一翻，只剩三盒。问了一圈，没人承认多拿。最后只能从预算里硬扣，搞得大家都有点情绪。

后来行政让我们试试‘蓝点通用管理系统’，说是能自己搭表单、设流程，不绑固定模板。我一开始没抱希望，毕竟之前也用过几个SaaS工具，要么太复杂，要么不够灵活。但这个系统有点不一样。

我先建了个‘耗材主数据表’，把每样东西的基本信息录进去：名称、规格、供应商、存储条件、单价、最小库存量。然后给每个货位编号，比如‘B2-3’是-20℃冰柜第二层第三格，‘R1-2’是常温货架第一排第二层。最关键的是，我把‘领用人’字段设成必填，还加了个‘用途项目’下拉框，选项是我们正在做的几个课题编号。

最让我满意的是‘扫码出入库’功能。我在系统里导出所有耗材的二维码，打印出来贴在盒子上。现在谁要领东西，掏出手机扫一下，选数量、选项目、填备注，提交就行。后台自动扣库存，还能看到谁在什么时候领了什么。有一次我发现某个项目组的染料消耗异常高，调记录一看，连续三天同一人领了五次同一种试剂，每次都是午休时间。我私聊问了下，对方才想起来——有次扫错了，重复提交了三次，系统留了痕，他自己都没发现。

更巧的是，系统支持‘定期盘点任务’。我设了个规则：每个月第一个工作日，自动推送提醒给三个技术员，要求他们核对指定区域的实物与系统数据。第一次执行时，他们在B3冰柜发现一盒已经过期三个月的逆转录酶，包装完好，但系统里一直显示‘在库’。原来是前任管理员离职前忘了更新状态。现在这种事不会再发生了，因为系统会在有效期前30天自动发预警。

还有个小改进：我把‘紧急补货’流程也搬了上去。以前是谁快用完了就口头跟采购说一声，经常漏掉。现在只要库存低于设定阈值，系统会标红提示，点击就能生成补货申请单，自动推给采购负责人。上周我们缺货率降到了0.8%，而上季度平均是6%以上。

最意外的收获是财务那边主动来找我们。他们发现我们的耗材使用和项目成本匹配度突然变高了，能清楚看出哪个课题烧钱最多。以前这些数据散在报销发票和手写记录里，根本没法统计。现在一键导出，连审计都省事了。

前几天新来的实习生问我系统是不是公司定制开发的，我说不是，就是自己搭的。她瞪大眼睛：‘那你们IT投入挺大的吧？’ 我笑了，其实整个过程我没写一行代码，就是拖拽字段、设置规则、打标签。真正花时间的，是把脑子里那些模糊的管理逻辑，一条条变成可执行的动作。

现在我们实验室的耗材柜门上贴着一张纸：‘扫码再拿，随手关门，别让数据冻住了。’ 是我写的。