老周在写字楼干了八年保洁，从擦地到换灯管样样在行。但最近他总在午休时翻一张打印出来的表格，嘴里念叨着‘这把拖把还能撑两周’。同事以为他算命，其实他在看自己做的‘拖把寿命追踪表’。

这事得从上个月说起。物业采购突然找上门，说老周上个月申领了三把新拖把，是全楼最多的。老周急了：‘我哪用了那么多？旧的还没坏就让换，换了又不让留着应急！’

后来才搞明白，公司规定‘每把拖把使用满30天必须更换’，不管实际磨损程度。于是有人前29天省着用，第30天准时报废；也有人三天两头报损，反正系统只认日期不认状态。更离谱的是，有些楼层的拖把明明还能用，却被提前收走统一销毁——说是防止‘混用导致管理混乱’。

行政小刘听说后试过改制度，可Excel表格根本没法动态标记‘已报损’‘待回收’‘临时借用’这些状态。每次盘点都得手动筛数据，月底对账能熬到九点。

直到IT部小陈推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。她说：‘你们不用非得等总部开发新模块，自己搭个工具台账就行。’

老周一上手就建了张‘清洁工具档案’，每把拖把、扫帚、尘推都有独立编号。最关键是加了个‘磨损等级’下拉字段：轻微磨损、局部脱毛、柄部开裂、完全报废。他还设了个自动提醒——当三把以上同类型工具同时进入‘完全报废’状态时，系统会生成一份补货建议单，直接发给采购。

更聪明的是，他在出库流程里加了个必填项：领用人扫码登记时，必须上传旧工具的照片。照片得拍清编号和破损部位，不然无法完成交接。这一招堵住了‘谎称丢失’偷偷换新的漏洞。

用了两个月，全楼拖把申领量降了40%。财务发现单月耗材支出少了两千多。最意外的是，连保洁排班都顺带优化了——因为系统记录显示，A区周三地面污渍最多，对应那天下班前的拖把磨损增速最快。后来查监控，原来是销售部每周三团建后喝奶茶洒一地。现在保洁提前加派人力，问题迎刃而解。

其他班组也跟着学。绿化工给每把剪刀设了‘上次保养时间’，保安队给对讲机加了‘电量预警’字段。就连食堂阿姨都在用它记‘调料开封日期’，避免整瓶倒掉浪费。

有次开会，领导问小刘这是不是上了什么 expensive 的资产管理软件。小刘笑说：‘就是个能随便画表格、设规则的小工具，谁都能改，改完立马能用。’

前几天老周退休，临走前导出了一份‘工具寿命数据包’留给接班人。里面有三年来所有清洁工具的使用周期曲线，甚至标注了‘梅雨季拖把平均寿命比干燥期短11天’这样的细节。新人问他为啥记这么细，老周说：‘以前我们靠经验干活，现在经验能留下来了。’