上个月底，行政部突然接到财务的问询：为什么三楼保洁的人工成本比预算高出18%？

没人觉得异常。毕竟三楼是开放办公区，客户来访频繁，茶水间和卫生间使用率确实高。可问题是，排班表清清楚楚写着每人每天8小时，4个班次轮转，理论上不该超支。

我负责对接保洁外包公司，拿到原始考勤记录一看，才发现问题藏在‘交接时间’里。

按照合同，早班6:00到14:00，中班14:00到22:00，晚班22:00到次日6:00。但实际打卡数据显示，很多保洁员在交接时段会‘多干半小时’——比如早班的人14:30才走，中班的人13:45就来了。表面看是责任心强，实则所有人都在变相加班，月底一算，人均多出近10小时。

更麻烦的是，这些时间没有统一登记。有的写在纸质签到本角落，有的靠主管手记，还有的干脆没记录。财务按打卡机数据结算，自然越算越亏。

我们试过Excel表格统计，但每次都要手动对齐班次、计算重叠时段，费时不说，还容易出错。后来我在同事推荐下，试着用蓝点通用管理系统搭了个‘保洁工时核对模型’。

核心就是一个自定义计算字段，叫‘有效工时’。我把打卡时间导入系统后，它能自动识别班次规则，判断是否属于交接缓冲期（我们设为±15分钟），超出部分才计入加班。比如早班14:16打卡离开，系统自动标记‘超时16分钟’，并归类为‘待确认加班’。

最实用的是，这个字段还能联动审批流程。一旦某人单日有效工时超过8.5小时，就会触发提醒，推送给行政主管和外包负责人确认——是临时任务？还是排班不合理？

用了不到两周，我们就发现，二楼一名保洁员连续五天‘自愿加班’40分钟以上，一问才知道，是因为茶水间微波炉油污太重，清洁标准不明确，她只能靠延长时间来达标。这反过来推动我们修订了清洁SOP，并调整了该区域的巡查频率。

现在每月初，系统自动生成一张‘异常工时分布图’，按楼层、班次、人员维度拆解。财务说，上个月三楼人工成本回落到正常区间，误差不到3%。

其实这类‘隐形加班’在很多岗位都存在——保安换岗拖沓、夜班运维提前接班、节假日值班漏报……它们像细小的漏水口，单独看都不起眼，积少成多却能拖垮预算。

关键是，你得有个工具能把模糊的‘大概时间’变成可追踪、可分析、可干预的数据节点。现在很多管理软件都强调自动化，但真正的痛点往往不在技术多先进，而在能不能让人快速搭出一个贴合自己场景的小模块。

比如我们这个工时模型，从建表、设字段到跑通流程，我自己花了不到半天。没有开发团队介入，也不用等IT排期。改字段逻辑就像改Excel公式一样直观。

前几天外包公司主管来开会，看到报表后嘀咕了一句：‘你们这套东西，是不是把我们原来的弹性空间给挤没了？’

我没正面回答，只说：‘现在谁干了额外的活，系统都会记得。你觉得是好事还是坏事？’

他笑了，说：‘至少不会再有人因为多擦两块地就被当成‘老实人’了。’