上周五下午，采购部的小李差点被项目经理老周堵在消防通道里。起因是一批德国供应商寄来的精密垫片——货到了，但没人知道是哪个项目的、谁该签收、能不能用。更糟的是，这已经是本月第三次‘样品失联’事件。

以前这种事，大家也就笑笑，说是‘采购常态’。样品嘛，不就是拿来试用的？标签掉了重贴，记录丢了再问一遍，反正又不是正式物料。可这次不一样，这批垫片关系到新产线调试，耽误一天，车间就得停摆八小时。

事情闹大后，行政牵头开了个短会。会上才发现，我们居然没有统一的样品管理流程。销售拿回来的样品塞在抽屉里，研发的堆在实验台角落，采购的干脆放在快递架上等‘有人来领’。更离谱的是，同一个型号的样品，在三个部门被起了五个不同的名字：‘德制小灰片’、‘测试垫圈3号’、‘进口缓冲件（待验）’……

这时候，IT部的小王提了一句：‘要不试试蓝点那个系统？上次行政做防疫登记，他们三天搭了个扫码打卡流程，连临时工都能用。’

其实之前有人试过蓝点通用管理系统，但都觉得‘太自由’，不像传统软件那样一打开就规定好“采购模块”长什么样。可现在看，这反而是优势——没人规定样品该怎么管，所以我们自己设计了一套逻辑。

第一步，给每个样品生成唯一ID。不是简单的编号，而是包含来源（供应商缩写）、用途（研发/测试/比价）、紧急程度和有效期的组合码。比如‘SG-E-T-045’，就是‘SG机械送样，用于工程测试，45天内有效’。打印成二维码贴在样品袋上，手机一扫，所有信息弹出来。

第二步，设置流转节点。样品入库时扫码登记，系统自动通知对应项目负责人；领取时再次扫码，绑定责任人；测试完成后必须提交反馈，否则状态一直显示‘待评估’。最关键是加了个‘沉默提醒’——如果样品七天没人动，系统自动给采购和项目双发邮件：‘您的样品正在吃灰，请处理。’

上线第一周，我们就捞出23个‘幽灵样品’。有个三年前留下的传感器模块，居然还在有效期内，直接省了新一轮打样费用。还有个被误标为‘废弃’的样品，扫出来发现是重点项目的备用件，及时避免了生产中断。

现在，连仓库老张都学会了用手机扫码登记。他说以前最怕‘口头交接’：‘你说放A区第三格，我说没看见，最后东西就在眼皮底下蒸发了。’现在不行了，不扫码，流程走不完，谁也别想把样品随手一扔。

最意外的收获是数据沉淀。过去样品使用情况全靠人工汇总，现在系统能跑报表：哪些供应商的样品通过率高？哪些类型的测试周期最长？甚至能反向推动采购策略调整——比如我们发现某家日本厂商的样品虽然贵，但一次通过率92%，反而比低价高频更换更划算。

前几天老周请小李喝了杯咖啡，说新来的垫片信息清晰得像产品说明书。小李笑着回他：‘不是我厉害，是现在每颗螺丝都有了自己的简历。’