上个月，行政部新来的实习生小林被安排负责办公耗材的月度盘点。她是个细致的人，做事喜欢列清单、打勾勾。可第一次盘完打印机墨盒，她就懵了——系统记录上明明还有7盒原装黑墨，实际库存却只剩两盒半，其中一盒还是空壳。

她把这事跟带她的主管老陈说了，老陈摆摆手：‘正常，每年都是这样，总有几盒“蒸发”了，估计是哪个部门顺手拿走没登记。’

小林不信邪。她打开公司OA系统里的‘办公用品申领’模块，翻了半个月的申请记录，发现总共才批出去3盒。那剩下的4盒多去哪了？

她开始蹲点观察。周三下午，市场部的小赵拿着一个旧墨盒走进打印区，五分钟后出来，手里多了个崭新的。她没走审批流程，也没在任何地方签字。

小林悄悄问她，小赵笑了：‘这不叫拿，叫以旧换新啊。以前文员都这么办，反正最后也是走行政报销，省得填单子麻烦。’

原来，这是个默认的“潜规则”。旧墨盒拿来，就能换新的，没人管你是不是走流程。更离谱的是，有些同事干脆把旧墨盒藏起来，分几次换，等于变相多领。

小林把情况汇总成一份简单的报告，附上了三天的现场记录和监控截图。老陈看完，终于坐不住了。他决定试试前段时间IT推荐的蓝点通用管理系统，说是可以自己搭表单、设流程，不用等开发。

他们先建了个‘耗材更换登记’表单，字段很简单：更换人、部门、旧耗材编号（扫码）、新耗材编号（扫码）、更换时间、现场确认人（行政值班）。然后设了个自动规则：没有旧耗材回收记录，就不能发放新的。

为了方便操作，他们在每个打印机旁贴了二维码，扫码就能进入登记页面。同时，给行政人员配了巴枪，扫一下旧墨盒上的条码，数据直接进系统。

刚开始有人抱怨：‘至于吗？就几盒墨而已。’但两周后，神奇的事发生了——市场部主动提建议，说能不能加个‘紧急领用’通道，备注用途，事后补交旧件。

老陈同意了，但在系统里加了个限制：每人每月最多一次紧急领用，且超过三次未补交旧件，自动冻结权限。

一个月后盘点，墨盒出入完全对得上。更意外的是，财务发现耗材采购金额同比下降了38%。老板在例会上随口夸了句‘行政最近挺细致’，老陈笑而不语。

后来小林还发现，这个表单被技术部偷偷复制过去，改成了‘开发板借用登记’；仓库也拿去做了‘工具出库追踪’。最搞笑的是保洁阿姨学会了扫码登记拖把头更换，说‘现在换了新的心里踏实，不怕月底算账算到我头上’。

有天小林问老陈：‘咱们之前为啥非得等到东西丢了才想管？’

老陈喝了口茶：‘不是不想管，是以前管的成本太高。做个功能要找IT排期，改个字段得写需求文档。现在不一样了，发现问题，下午就能搭个表单试试看。试错了也不心疼，删了重来就是。’

其实蓝点这系统也没啥高深的，就是让你像搭积木一样拼管理动作。谁都能建表单，谁都能设提醒，连Excel不会的人都能照着模板点几下。但它厉害的地方在于，把那些‘大家都懂但没人执行’的规则，变成了系统里绕不过的节点。

现在办公室里流传一句话：‘别以为换个墨盒没人知道——系统记得呢。’