上个月行政部来了个实习生，叫小舟，刚来第一天就撞见了件怪事：茶水间的薯片少了一包，没人承认拿的，但大家都心知肚明——这种事几乎每天都在发生。

我们公司不差这点钱，可零食补给总是断档。采购每周进一批，结果三天就清空，剩下几天只能干瞪眼。以前也试过贴纸条写‘请自觉登记’，甚至让行政轮流值班看管，都没用。人一多，规矩就成了摆设。

小舟没吭声，默默观察了一周。某天下午，她突然在群里发了个链接，标题是：『零食申领系统测试版上线，请大家试用』。

点进去一看，是个简单的表单：选择姓名、部门、申领时间，勾选想拿的东西——薯片、饼干、咖啡、酸奶……每人每周限额30元，提交后自动生成记录，库存实时扣减。最关键是，页面右上角挂着一个滚动榜单：『本周零食达人TOP5』，第一名后面还加了个狗头表情包。

一开始大家当玩笑，可第二天，技术部老马发现自己上榜了，还是榜首。他有点尴尬，跟人解释：‘我就拿了两包泡面！谁知道泡面也算啊？’

从那以后，他的申领频率明显降了。更有趣的是，有人开始主动退额度：‘我这周加班少，剩了10块，转给市场部小刘吧，他们团建用得上。’

这表单背后其实是个能自定义流程的管理系统，小舟说是她大学做社团管理时用熟的。她没动代码，只是拖拽字段、设了几个规则：比如超限无法提交、库存不足自动灰显选项、每周一凌晨重置额度。连提醒都是自动的——周五下午四点，群里准时跳出消息：『温馨提示：您的本周零食额度剩余12元，即将清零。』

有次财务总监顺路经过茶水间，看见两个实习生在讨论怎么把下周的巧克力额度攒着换一盒冰淇淋，笑着说：‘你们这是把福利玩成积分商城了？’

其实变化不止在零食。后来市场部借用了这个模板，做了个‘样品申领表’，销售团队照着改了个‘客户礼品登记’，连保洁阿姨都提意见：能不能做个‘清洁用品领取’？她说现在拖把头经常不够用，因为二楼总有人偷偷多拿。

行政主管老吴原本担心这太‘较真’，怕影响氛围。结果发现，反而轻松了。以前他得时不时去翻垃圾桶看谁扔了空包装却没登记，现在只需要每月导出一次数据，看哪些品类消耗快，调整采购比例就行。

最意外的是跨部门协作。之前市场部要做一场活动，临时要50罐咖啡，直接冲到茶水间搬货，行政发现时已经晚了。现在系统里能看到库存余量，也能看到未来三天的预申领，提前协调成了习惯。

有天小舟被问为什么想到做这个，她笑了笑：‘因为我第一周来的时候，想拿包饼干，发现登记本上全是代签，“张三替李四领”、“王五帮赵六拿”，根本对不上人。我觉得，如果连一包薯片都管不清，那不是制度问题，是工具太原始了。’

后来这系统被复制到了其他分公司。总部HR还专门调取了数据，分析不同办公区的申领习惯，发现南区偏爱咸味零食，北区更爱甜食，干脆调整了区域化采购方案，节省了近15%的浪费。

现在公司内部提起那个‘零食表’，已经没人觉得它小题大做。反而有人说，真正高效的管理，往往是从没人愿意碰的小烂账开始理清楚的。