我们公司有个不成文的传统：谁发现打印机卡了、投影仪连不上、或者咖啡机又开始漏水，就赶紧在企业微信里艾特行政部的小林。久而久之，小林的头像成了‘IT+后勤+家电维修’三合一的存在。

但问题来了——有人报修完忘了说清楚位置，有人重复报了好几次同一个故障，还有人修好了也不通知，导致维修记录一直挂着。最离谱的一次，会议室的投影仪坏了三天，三个部门各自报修，最后修理工来了三趟，才发现是同一台机器。

小林终于受不了了。她没找IT部开发系统，也没买什么SaaS工具，而是自己鼓捣出一个‘设备报修登记表’，链接甩进群公告，说：‘以后修东西，先填这个。’

起初大家嫌麻烦。‘不就是打个字的事吗，干嘛非要填表？’但小林悄悄加了几条规则：

• 每台设备都有唯一编号，贴在机身右上角
• 报修时必须选设备类型、位置、故障现象
• 提交后自动生成工单号，状态实时更新
• 修好后需由报修人确认关闭

神奇的是，不到两周，报修效率反而上去了。以前平均响应时间48小时，现在24小时内解决率超过80%。更关键的是，没人再重复报修了。

后来我才知道，那张‘表单’根本不是简单的在线文档。小林用的是蓝点通用管理系统，一个可以自由搭数据结构和流程的工具。她先是建了个‘设备档案库’，把全公司带电的玩意儿都录进去：从会议室的音响到茶水间的冰箱，每台都有型号、购入时间、保修状态。

然后她做了个‘报修流程’，设置了几个节点：提交 → 分配维修员 → 处理中 → 待确认 → 已关闭。每个环节都能附照片、留备注，还能设置超时提醒。最聪明的是，她给不同设备设了优先级——比如总经理办公室的电脑故障，自动标红，两小时内必须响应；而咖啡机漏水，除非完全不能用，否则排在后面。

有次财务部的扫描仪坏了，同事顺手填了表单，结果十分钟内就收到回复：‘已安排下午两点上门。’他惊讶地问小林：‘你们现在这么快？’小林笑：‘不是我快，是系统把活儿派给最闲的那个维修师傅了。’

这事儿传开后，其他部门也开始‘抄作业’。人事部用同样的逻辑做了‘员工入职准备清单’，IT部搭了个‘软件权限申请流’，连市场部都搞了个‘物料库存预警表’，快用完的宣传册会自动标黄。

其实这些需求都不复杂，但传统管理软件往往‘太重’——要么功能堆得吓人，要么改个字段就得等开发商排期。而像蓝点这样的系统，好处就在于‘谁都能动手’。不需要写代码，拖拽式界面，几分钟就能搭出一个可用的管理模块。小林说她最得意的功能是‘设备生命周期统计’——系统自动算出每台打印机的维修频次和成本，去年年底直接帮公司砍掉了三台‘修比买还贵’的老机器。

现在，新来的实习生培训第一课不再是背制度手册，而是被拉进‘内部工具导航页’，上面密密麻麻列着十几个由员工自建的小系统：会议室预约、图书借阅、团建投票、甚至还有个‘周五午餐拼单表’。

老板有次开玩笑说：‘咱们公司最大的资产不是办公室，是这张越来越厚的数字网。’

前几天咖啡机又漏了水，我下意识想打开聊天窗口艾特小林，手伸到一半停住了——转头打开了报修系统，选了设备编号CJ-03，勾了‘滴水+无法加热’，点了提交。

三分钟后，维修师傅的消息弹了出来：‘看到啦，马上到。’