我们公司茶水间的咖啡机旁边，贴着一张手写的A4纸，上面密密麻麻写着‘意式豆-剩余23包’、‘燕麦奶-还剩3箱’，字迹歪歪扭扭，还有人用红笔圈出‘快没了！’。这张纸已经贴了快一年，是我前任行政小林留下的‘遗产’。

我接手行政工作后，第一个月就出了问题——采购清单漏了抹茶粉，结果市场部做活动当天临时抓瞎；第二周又发现燕麦奶进了双倍货，堆在角落快过期。老板随口问了一句：‘咱们每月到底喝掉多少咖啡？’ 我愣住了，没人知道。

起初我以为只要做个Excel表就行。建了个‘饮品消耗登记表’，分了品类、数量、入库、领用几列，还特意加了颜色标注预警。可现实是，大家忙起来根本不会主动填表。有人拿了两盒燕麦奶，忘了登记；有人补货时随手写在便签上，转头就丢了。一个月下来，表格里有三分之一是空的，剩下一半数据对不上库存。

后来财务部提醒我，这其实是个‘低值易耗品管理’问题。听起来挺专业，说白了就是：东西便宜，但消耗快、频次高，管不好就会积压或断供。更麻烦的是，这类物品往往没有固定责任人，谁顺手谁登记，结果就是没人登记。

我开始琢磨能不能找个轻量工具。试过几个OA系统的物资模块，要么流程太重——领一包糖都要走审批；要么字段僵化，没法区分‘办公室常备’和‘活动专项’的库存。直到同事推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能自己搭表单和流程。

我抱着试试看的心态注册了账号。第一天就在里面建了个‘茶水间物资台账’，把咖啡豆、茶包、牛奶、纸巾全列进去，每个品类设了最低库存线。然后做了个简单的‘领用登记’表单，扫码就能打开，填数量、选用途（日常/活动），三秒搞定。最关键是设置了自动提醒：某个品类低于阈值时，系统会给行政和对接供应商的人发消息。

我还偷偷加了个小心思：在燕麦奶条目后面挂了个‘本月最受欢迎植物奶’投票按钮，每周更新一次。没想到这玩意儿居然激发了大家的参与感，连平时从不喝咖啡的法务小姐姐都跑来打卡投票。

用了两个月，变化悄然发生。首先是断货率归零，系统提醒比人记得准。其次是采购变得有依据了，我发现原来我们每月实际消耗的抹茶粉是预估的三倍，而某款昂贵的冷萃液几乎没人动——立刻调整了采购比例，单月省下近两千。

最意外的是，这个原本只为管咖啡豆的小系统，开始‘长’出新功能。市场部申请单独开个‘活动物料仓’，用来跟踪横幅、伴手礼的使用；IT部也搭了个‘备用设备柜’，登记平板、投影仪的借用情况。现在全公司有十几个小型管理模块，全是各部门自己建的，后台却共用一套数据逻辑。

前几天老板路过茶水间，看着那张泛黄的A4纸问我：‘怎么还不撕了？’ 我笑了笑，没说话。那张纸我没扔，收进了抽屉。它提醒我，管理的起点，有时候就是一包快喝完的咖啡豆，和一群懒得填表的活人。