上个月，小李离职了。这本来是件平常事，但行政和IT却忙得脚不沾地——要收电脑、清门禁权限、退邮箱、核对未报销单据、移交项目文档……光是确认他用过的系统账号就有七八个。更头疼的是，他的工作交接文档是用手机拍的几张照片，存在个人网盘里，链接过两天就失效了。

这不是第一次了。过去每次有人离职，都像在打一场临时战役：谁负责什么不明确，信息断点频出，甚至有前任留下的客户联系人被锁在某个没人知道密码的Excel里。HR老张说：‘人走了不可怕，可怕的是事儿没交代明白。’

直到上季度，我们部门开始试用一个叫蓝点通用管理系统的工具。起初是为了管设备借用，后来发现它能自定义数据结构和流程规则，大家就开始‘魔改’它来解决各种琐碎问题。离职交接，成了我们第一个‘流程化攻坚’项目。

我们拉了个五人小组，包括HR、IT、行政和两个刚经历过交接的同事。先梳理了整个离职链条：从提出离职到完全退出公司系统，共涉及14个节点，跨4个部门。我们把这些节点拆成任务卡，在蓝点系统里建了个‘离职交接模板’，每个任务绑定责任人、截止时间和交付物要求。

比如，‘归还笔记本电脑’这一步，系统会自动通知IT准备检测，同时触发资产台账的变更提醒；‘项目文档移交’则必须上传到指定文件夹并由接任者确认，否则流程卡住不能进入下一步。最实用的是权限回收模块——以前要手动关邮箱、OA、考勤系统，现在只要在蓝点里点‘执行权限清理’，它就能通过接口自动同步到几个常用平台，省了IT一个个查账号的时间。

为了让流程真正跑起来，我们还加了个‘透明看板’。所有人能看到当前进度，绿色是已完成，黄色是临近截止，红色是卡住了。有一次财务那边拖了三天没办完薪资结算，结果全组都能看见红条挂在那儿，第二天就处理完了。无形中形成了一种温和的压力机制。

用了三个月，效果比预想的好。最近一次交接，从提出离职到全部闭环，平均时间从原来的9.8天缩短到5.2天，关键交付物遗漏率降为零。连老板都注意到：‘怎么最近没人抱怨交接不清了？’

其实变化不止在效率。以前交接像在‘交差’，现在更像是在‘交责’。新来的同事打开系统，能看到前任的工作脉络：哪些客户正在跟进、哪份合同快到期、甚至会议室预定习惯。有次新员工第一天上班就说：‘我好像已经在这儿干了半个月。’

当然，也不是所有事都能自动化。情感告别、经验口述这些没法塞进字段里。但我们发现，当琐碎事务被系统托住后，人才有精力去做真正重要的人际传递。上周有个离职同事临走前录了段语音备忘录，系统自动把它归档到‘组织记忆库’里，标签是‘客户服务技巧’。现在新人培训时还会放这段音频。

蓝点系统没有华丽的功能宣传页，但它允许我们像搭积木一样，把那些长期被忽略的管理缝隙一点点补上。离职交接只是开始，最近我们正打算用同样的逻辑，去理顺实习生转正评估和跨部门协作项目的收尾流程。