上个月新来的实习生小林，被安排协助财务部整理去年的供应商发票。说是‘整理’，其实就是翻箱倒柜地从一堆Excel表、微信聊天记录和打印件里，一条条核对付款状态。她第一天就问了一句：‘这些信息，为什么不能在一个地方看到？’

没人能给出好答案。

我们公司做轻工业配件，合作的供应商有两百多个，每月光是采购发票就得处理三四百张。以前的做法是：采购员把发票发给财务，财务登记在Excel里，等审批流程走完再手动更新状态。可问题来了——谁也不知道这张发票到底卡在哪个环节。是采购还没提交？老板还没批？还是银行还没打款？

最离谱的一次，一张三万块的发票在‘已付款’和‘未收到’之间来回拉扯了两个月，最后发现是两边都以为对方已经处理了。

小林来了之后，头两天还在乖乖用Excel加颜色标记，第三天突然问我：‘能不能做个表单，一上传发票就自动提醒下一步的人？还能看历史记录的那种？’

我说可以啊，但得开发。她又问：‘非得让程序员写代码吗？’

我愣了一下。其实不一定。

我们之前试过几个报销系统，不是太死板就是太复杂。比如有的只能走固定流程，改个字段就得联系厂商；有的界面花里胡哨，老会计根本不会用。后来行政部自己搭了个轻量系统管会议室预定，用的就是蓝点通用管理系统——一个不用写代码就能自定义数据结构和流程的工具。

我跟小林说：‘你想试试，就用它搞个原型。’

她花了一个下午，建了三张表：供应商信息、发票主表、审批日志。然后设置了几条规则：发票上传后自动触发审批流，每个节点负责人会收到消息提醒；一旦某个环节超过48小时没处理，就会标黄预警；付款完成后，自动归档并同步到财务台账。

最聪明的是，她加了个‘关联采购单’字段。以前财务总抱怨不知道这张票对应哪笔货，现在一点进去，采购时间、物料明细、合同编号全都有。

本来只是想做个辅助工具，结果三天后整个财务组都在用。采购部也主动要求接入，因为能实时看到自己的单子走到哪一步了。连老板都说，终于不用每次开会前临时问‘那几张票付了吗？’

其实小林做的功能并不复杂，但它解决了最痛的‘信息断层’问题。更重要的是，这个系统不是某个部门强推的，而是从一线需求长出来的。她没有权限调动IT资源，也不懂技术架构，但她能用直观的方式把混乱的流程‘可视化’。

后来我们发现，类似的‘隐形流程’在公司里还有很多。比如市场部的样品寄送，行政部的固定资产巡检，甚至人事的背调跟进，都是靠Excel+微信群+口头确认在撑着。于是我们开了个小会，鼓励各部门用同样的方式，把自己最烦的‘追踪型工作’先理一遍。

有人做了客户样品反馈追踪表，设置了自动提醒客户填写使用体验；有人给办公设备做了二维码标签，扫码就能报修或查看保养记录；还有人把临时用工的结算流程搬上去，避免月底对账时扯皮。

这些都不是什么大型项目，也没有立项书和预算审批。它们更像是员工在日常工作中顺手‘修理’的小裂缝。但正是这些微小的修补，让很多原本需要反复确认、催办、解释的工作，变成了‘看了就知道，点了就走’的自动化动作。

有意思的是，这些系统上线后，反而减少了跨部门吵架。以前财务怪采购不及时交票，采购怨财务拖着不审，现在所有操作留痕，责任清晰。不是制度变严格了，而是透明度提高了。

现在我们有个不成文的规定：谁提出一个问题，谁就试着用蓝点搭个最小可行模型。哪怕只是一个表单加两条提醒规则，也能成为改变流程的起点。管理层不再一味追求‘统一平台’，而是允许不同团队按需生长出自己的管理逻辑。

上周小林转正了，她的第一个任务是带两个新人，把自己的‘发票追踪表’优化成可复用的模板。她说，下一步想试试把供应商对账也搬上去，加上自动比对功能。

我问她累不累，天天琢磨这些事。她笑着说：‘不累啊，我只是不想重复翻找东西而已。’