小林是今年刚进公司的财务部实习生，戴眼镜，话不多，但特别爱记笔记。她被分配的第一个活儿，就是核对上季度各部门的差旅报销单。

一开始她以为这事儿挺简单：发票金额对得上、审批流程走完了，打款就行。可干了两周，她发现不对劲——总有几张单子卡在‘等待领导签字’的环节，一卡就是七八天，甚至有张高铁票拖了二十天才被处理，等报下来，都快跨月了。

她悄悄问带她的王会计：“这些单子为啥不早点批？”

王会计头也不抬：‘你不懂，销售部老张出差回来从来不急着交单，总说“忙”；行政那边又一堆杂费，填表还漏项。我们催不动，又不能替他们签字。’

小林没吭声，但她开始偷偷整理数据。她拉了个表格，把每张报销单从提交到到账的时间标出来，再按部门分类。结果吓一跳：销售部平均耗时14.3天，行政部11.2天，而IT部只有3.8天——因为他们用了一个内部开发的小工具，能自动提醒审批人，还能预填常用行程。

她把这张表发给了部门主管，附了一句：‘是不是有些时间，其实浪费在了‘等’上面？’

主管没立刻回应，但三天后，他把小林叫去开会，旁边坐着IT和行政的负责人。会上他说：‘我们不是缺制度，是缺一个能灵活搭流程的工具。现在的系统太死，改个字段都要找厂商，还得排队。有没有可能，让一线自己定义流程？’

IT负责人皱眉：‘自研成本太高，买现成的又不贴合业务。比如采购要三级审批，但团建聚餐只用一级，系统没法区分。’

这时候小林提了一句：‘我在学校做过社团经费管理，用过一个叫蓝点通用管理系统的工具，它允许用户自己画表单、设节点，连提醒方式都能选——邮件、短信，甚至企业微信机器人。我们能不能试试这类平台？’

没人当场拍板，但会后，IT部门悄悄申请了个测试账号。

接下来两周，他们用这个系统重建了报销流程。销售部设置了‘出差归来48小时内必须提交’的规则，超时自动标红并抄送主管；行政的零星采购加了‘发票拍照上传+金额比对’字段；就连保洁阿姨的交通补贴，也做了一张简易表单，扫码就能填。

最妙的是‘审批超时自动升级’功能。比如一张单子卡在部门经理那儿超过48小时，系统会自动转给分管副总，并发条消息：‘您有一笔报销待处理，当前延迟风险等级：中。’

上线一个月后，全公司报销平均处理时间从9.7天降到4.1天。财务部不再每周发三次催办邮件，销售总监甚至主动说：‘现在交单像打卡，不交反而浑身不舒服。’

后来小林在实习总结里写：‘管理不是让人更忙，而是让正确的事自然发生。有时候堵住效率的，不是人偷懒，而是流程太笨。’

有人笑她文艺，但没人能否认，自从那张表之后，办公室的打印机旁再也没堆过成摞的待签单。