行政小李负责公司三层楼的茶水间补货，一开始就是一张共享Excel表：A列是楼层，B列是咖啡豆，C列是牛奶，D列是纸巾……每周五下午他都会手动翻一遍，再下单。听起来不难，但实际操作中总出岔子。

比如二楼明明已经没牛奶了，但因为没人填表，他以为还够；三楼的咖啡机坏了两天，补货照常送，结果豆子堆在角落发潮。最尴尬的一次是CEO早上开会前想泡杯拿铁，发现咖啡机空着，行政总监被叫去问话，回头就问他：‘能不能搞个靠谱点的办法？’

小李开始琢磨有没有更智能的方式。他试过钉钉的审批流，但只能走报销，没法做库存提醒；也用过企业微信的打卡式接龙，让各层员工每周一报缺货项，结果三天后就没几个人响应了。后来听IT同事提了一句：‘你这其实不是缺工具，是缺一个能自己定义规则的系统。’

他半信半疑地试了蓝点通用管理系统。第一天就在里面建了个‘茶水间物资管理库’，每个楼层一个记录，字段包括当前库存、安全库存线、补货周期、供应商联系方式，甚至还有个‘使用热度’评分（由员工扫码反馈饮品消耗频率）。

最让他惊喜的是‘自动预警’功能。他设了个规则：当某项物资低于安全库存，且距离上次补货超过5天，系统就会自动给采购组发待办任务，同时标红该楼层的记录。他还加了个‘设备状态’字段——如果咖啡机或饮水机报修中，系统会暂停对应物资的补货提醒，避免白送浪费。

用了两周后，IT同事发现系统里多了个‘月度消耗趋势图’，是小李自己用数据透视搭的。他发现一楼下午三点到四点是咖啡消耗高峰，于是把补货时间从周五统一配送，改成周三和周五分两次送，高峰期不断供。财务那边一看，上个月饮品耗材成本降了18%，因为不再盲目多备货。

有天保洁阿姨顺手在系统里提交了‘二楼纸杯架松动’的问题，小李在手机端收到提醒，顺手关联到了维修工单模块——这个模块原本是工程部用来管空调报修的，但他发现只要换个字段名，就能复用流程。

现在其他部门开始来打听：‘你们那个茶水间系统，能不能改改用来管打印纸？’‘我们实验室的试剂库存，能不能也套个预警？’小李笑着说：‘你得先想清楚自己要管什么，然后去建你的第一张表。’

其实很多管理问题，不是缺人盯，而是缺一个能随需而变的工具。有些人还在用周报追进度，有人已经让系统在凌晨三点自动触发补货邮件了。差别不在技术多先进，而在有没有意识到：流程不该迁就表格，而表格应该服从流程。