我们公司行政部有台老HP，用了快七年，每次换硒鼓都像在拆炸弹。之前是靠一张Excel表记录打印页数，谁用谁登记，月底对不上就摊钱。去年夏天，财务拿着账单来质问：‘你们上个月黑白打印量翻倍了？’可我们根本没印什么大文件。

后来才发现，那张Excel表早就没人填了。有人忘了，有人嫌麻烦，还有人随手写个数字应付。最后还是IT小王翻系统日志，把实际打印量倒推出来，才算平息这事。

但这事之后，行政主管林姐铁了心要改。她不想再搞那种‘全员自觉’的表格了，也不想申请预算买带管理功能的高端打印机——老板肯定不批。她想要一个能自动提醒、又能随时查数据的东西，最好还能顺手解决其他杂事，比如报修、领纸、登记使用人。

她试过几个现成的设备管理系统，不是太复杂就是功能僵硬。直到有天，技术部的小赵提了一句：‘你这需求，其实不用专门软件，找个能自定义的平台搭个表就行。’

林姐半信半疑，但还是去试了试蓝点通用管理系统。她一开始只想着做个简单的‘打印机使用登记表’，结果发现这个系统能让她自己加字段、设规则、连通知。她先是建了个‘设备档案’，把每台打印机的基本信息录进去，包括型号、购入时间、当前硒鼓编号。

然后她做了个‘打印日志’表单，每次有人换纸或换耗材，扫码填写页码起止，系统自动算出本次打印量。最关键是，她设了个‘耗材预警’规则：当累计打印量接近硒鼓寿命的80%时，自动发消息到行政群；到95%时，直接@林姐和IT负责人。

更妙的是，她把二维码贴在打印机侧面，扫码就能打开登记页面，手机填两下就行。以前大家嫌登记麻烦，现在动一下手机的事，没人好意思说不会。

这还没完。有次保洁阿姨扫地时发现打印机卡纸严重，顺手在扫码页面点了个‘报修’按钮，系统立刻生成工单，同步推给IT。第二天小王过来修，发现是搓纸轮老化，顺手换了。整个过程林姐都没参与，但系统留了记录，后续还能查维修频率和配件消耗。

她后来又加了个‘纸张库存’模块，每次领A4纸就登记数量，设了个低库存提醒。现在行政仓库的文具损耗清晰多了，连老板都夸‘怎么最近办公耗材支出降了’。

其实不只是打印机。林姐发现这个系统能搭各种小场景：会议室绿植养护周期、员工工位调整记录、甚至食堂微波炉的清洁排班。每个都是她自己拖拖拽拽配置出来的，没找技术部写一行代码。

前两天，新来的实习生想查某次打印是谁做的，林姐直接在系统里按日期和设备筛选，三秒导出记录。实习生惊呼：‘这比我们学校图书馆的打印系统还清楚。’

现在那台老HP还在用，但没人再为耗材扯皮了。林姐说，管理这些小事，不一定要大系统，关键是得让规则‘自己跑起来’，而不是靠人追着喊。