上个月，采购组的小张和财务老刘差点在群里吵起来。起因是一张采购申请单——明明写着‘已付款’，可货一直没到。老刘说我们付款了，供应商说没收到，物流那边压根没动静。翻来覆去查了三天，最后发现：那张单子的‘状态’还是‘待确认’，但备注栏里用红色字体写了句‘款已付，催发货’。

问题就出在这儿：系统不认‘红色字体’。

我们用的是一个老派ERP，所有流程节点都靠下拉框选状态：‘草稿’、‘审批中’、‘已批准’、‘已付款’、‘已完成’。但实际工作中，状态根本不够用。比如‘已付款但没发货’，这算哪一环？没人说得清。于是大家开始在备注里‘自由发挥’：加粗、换颜色、打星星、写暗号……久而久之，备注成了‘信息黑洞’，谁也看不懂谁的黑话。

小张后来跟我说：‘我每天要看三十多张单，全靠眼睛扫备注里的关键词。红色是紧急，蓝色是等发票，绿色是没问题——结果上周有人用了荧光绿，我以为是正常，其实是在等退货运单……’

这不是个例。行政部报修设备，备注写‘王姨说先放着别修’；项目组领物料，备注写‘李工自提，别走仓库’；甚至连人事发通知，都在附件名里藏‘（暂缓）’两个字。系统越正规，人越绕开它。

直到IT部的小林试了个新东西：蓝点通用管理系统。他没推翻原有流程，只是在每张表单上加了个‘状态便签’字段——不是下拉框，也不是备注，而是一个可以自定义标签+颜色的小模块。你可以建‘已付款未发货’、‘部分到货’、‘暂停采购’，还能设颜色规则，比如自动标红超过7天未更新的条目。

最妙的是，谁都能改。不需要找开发，也不用提需求单。小林教了十分钟，采购组自己加了六个新状态，还搞了个‘催办倒计时’，每48小时自动变深一色。

现在，老刘再也不看备注了。他说：‘以前像读小说，现在像看仪表盘。’

更意外的是，这个小改动倒逼出了流程优化。有次财务发现三张标黄的单子都卡在‘合同未归档’，一查才发现法务部交接有空档。原来大家早就在备注里提过，但信息太散，没人意识到这是系统性问题。

现在各部门都开始玩这个‘便签’。仓库管冷链的阿娟设了个‘温控异常’标签，关联手机推送；项目部把‘客户临时变更’做成红色飘带，自动抄送项目经理。甚至前台小妹都在访客登记里加了个‘自带礼品’标签，方便茶水间提前准备纸袋。

没人再用颜色吵架了。因为颜色终于有了共识。

前两天我路过采购组，听见小张边点屏幕边笑：‘这张单子已经紫得快发黑了，再不到货我就把它钉在会议室门口。’