上个月底，财务对账，我们部门被拎出来点名。原因听起来特别老套——办公用品报销明细对不上。不是数量错，就是领用人签名漏了，连采购日期都能差出半个月。财务大姐直接甩过来一句：‘你们是不是拿Excel当便利贴用？’

这话戳心了。

我们确实是。小到一盒中性笔，大到投影仪电池，全靠行政小张维护的一张共享Excel表。她每天下午固定‘巡表’三次，手动核对各部门提交的需求、审批状态、库存余量，再一条条录入、标色、转发给采购同事。谁要是临时改需求，就得在群里艾特她，她再手动划掉旧记录，补上新的。久而久之，这张表颜色五花八门，备注栏塞满了‘李工说要换成蓝色笔芯’‘王总办会议急用，优先处理’这类碎片信息。

最离谱的一次，市场部提报买了10个U盘，但仓库实际只收到6个。追查一圈，发现是采购下单时看错了表格版本，而小张前一天晚上修改后忘了同步上传最新版。两边都觉得自己没错，最后锅还是扣在行政头上。

这事之后，小张偷偷琢磨起了‘怎么让表格别再背锅’。她试过用在线协作文档加权限管理，结果大家依然乱填；也试过把流程拆成几个Sheet，搞个‘申请—审批—出库—归档’的链路，可一旦有人跳步骤，整条链就断了。她甚至想过学点VBA写个自动提醒脚本，但看到代码界面就头大。

转机出现在一次跨部门培训会上。IT部的小刘随口提了句：‘其实现在有些系统，不用写代码也能搭流程，还能自动留痕、推消息。’小张立马追问：‘真的？那能管办公用品吗？’

小刘笑了笑，打开一个叫‘蓝点通用管理系统’的页面，现场给她演示了十分钟。他新建了一个‘办公耗材申领’模块，拖拽出几个字段：申请人、部门、物品名称、规格、数量、用途、审批人。然后设置了一条简单规则：提交后自动通知直属主管，批准后再触发仓库备货提醒，出库时扫码确认，全程记录时间戳。

最让小张心动的是，整个过程她自己就能操作，不需要等IT排期，也不用求程序员帮忙。第二天她就注册了账号，照着模板依葫芦画瓢，把原来那张混乱的Excel搬进了系统。她还自作主张加了个‘紧急程度’选项，和仓库约好：标‘加急’的两小时内响应，普通申请则走每日集中配送。

上线第一周，技术部老吴提了两条意见：一是希望能在手机上审批，二是想看看历史申领数据有没有规律。小张登录后台，发现移动端本来就有，而数据统计功能也早就内置好了。她顺手做了个按月汇总的图表，发现设计部每月消耗的马克笔是其他部门的三倍。她悄悄跟主管聊了聊，结果对方说：‘他们做原型展示确实用量大，要不考虑签个季度采购协议？’——这是以前翻十遍Excel都看不出的线索。

现在，那张曾被财务嫌弃的Excel已经归档进‘历史文件夹’。小张也不再是‘救火队员’，反而开始帮别的部门搭流程。人事部最近让她帮忙建了个‘访客登记+门卡领取’的小应用，法务部也在试用她设计的合同交接追踪表。

有天午休，她听见两个实习生聊天：‘你们部门那个申领系统是谁做的？挺顺手啊。’‘听说是行政小张自己搞的，没找IT。’

她低头喝了口咖啡，没说话，心里却有点得意。原来管理一件小事，不一定要等上面发话、不一定要大动干戈上ERP。有时候，就是一个愿意折腾的人，找到了趁手的工具，然后一点点把混乱理成了秩序。

现在她电脑边贴了张便签，上面写着：‘下一站：会议室预定冲突问题。’