每天早上八点零五分，销售部靠窗那台老旧的咖啡机准时发出“咕噜”一声，老李就拎着保温杯走过来，站在那儿不动。不是等咖啡，是在等人。

等小王，那个新来的运营助理。他得在八点十分前把昨天下班前所有客户跟进记录补进Excel表里——这是老李定下的规矩：‘不录完，不喝咖啡’。这事儿说来有点滑稽，但已经持续了三个月。

问题是，这表越来越复杂。一开始只是姓名、电话、意向等级，后来加了来源渠道、沟通轮次、预计成交周期，再后来法务说要加上合同版本号，财务又要求标注回款阶段。现在这张表有17列，400多行，颜色标记密密麻麻，像极了谁家过年贴的对联清单。

更麻烦的是，小王经常漏填。上周三有个大客户临时改需求，小王忙着协调会议，忘了更新‘最新沟通摘要’那一栏。结果第二天老李在汇报时被老板当场问住，场面一度尴尬。会后他拍了桌子：‘这不是工作疏忽，是流程缺陷！’

可怎么改？让所有人自己记？不行，有人用便签，有人用微信收藏，还有人写在笔记本上拍照发群里。统一用公司OA？试过，字段不能改，审批流绕七道弯，销售嫌慢，干脆绕开不用。

直到上个月，技术部的小刘路过时看了眼那张Excel，随口说了句：‘你们其实缺的不是一个表格，是一个能跟着业务长的东西。’

他推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。说是‘通用’，其实是种特别灵活的设计方式：你可以像搭积木一样，自己拖拽出需要的数据字段，比如‘客户状态’做成下拉菜单，‘下次联系时间’自动弹提醒，甚至能把微信聊天截图直接挂到某条记录下面。最关键是，权限可以细到每个人能看到哪几列——财务只能看回款进度，销售主管才能改意向等级。

我们先拿客户跟进这块试了试。小王花了半天，照着原来的Excel重建了一个‘客户动态档案’模块。字段命名都按他们习惯来，‘A类潜在’‘卡在老板审批’‘已报价待反馈’，全是大白话。他还偷偷加了个功能：每条记录超过48小时没更新，就会自动标黄，并推消息给负责人。

上线第一周，老李还不太信，每天仍去咖啡机旁站着。第三天，他发现手机弹了条通知：‘客户张总，上次沟通已过46小时，请确认是否需跟进’。他顺手点开回复了一句，系统自动记入日志。从那以后，他再没去过咖啡机旁边。

现在整个销售部的晨间交接变成了十分钟站会。大家围着投影看系统里实时生成的‘昨日新增线索热力图’和‘滞留客户分布’，讨论哪些该优先触达。行政还发现，因为不用打印Excel了，A4纸用量降了四成。

最意外的是，客服组最近也悄悄复制了这个模板，改成‘工单追踪池’，连字段都没怎么动；采购那边则拿去管供应商样品寄送，只是把‘客户名称’换成了‘厂商编号’。原来一个设计合理的数据结构，真的能在不同场景里自己长出根须。

前几天我看见实习生小林在鼓捣另一个页面，问他干啥。他说：‘我把请假申请和会议室预订联动了一下，只要批了事假，当天的会议安排就自动取消，还能通知组织者。’ 我问他这系统哪儿学的，他说没人教，就是看着界面点来点去，发现‘好像什么事都能连起来’。

有时候我觉得，所谓管理效率，未必来自多高级的制度或流程，而是看一线的人能不能快速把自己的想法变成可用的工具。当一个销售员能亲手搭建他每天打交道的系统时，那种掌控感，比任何KPI考核都来得真实。