上个月行政部来了个新实习生，叫小陈，戴眼镜，话不多，刚来第一天就被安排管办公用品。按理说这活儿挺枯燥——登记谁领了笔、谁拿了本子、打印纸还剩几箱，月底报给财务就行。以前是用Excel表，放在共享文件夹里，名字叫‘办公用品领用2023’，后来变成‘办公用品领用2023-更新’，再后来是‘办公用品领用-最终版-别改了’……

结果小陈来了两周后，突然在部门群里发了个链接，说：‘我整了个新登记方式，大家试试看。’

点进去是个网页界面，简洁得有点不像行政做的东西。页面顶部写着‘文具盒子在线申领系统’，下面分三块：常用申领、库存看板、个人记录。每个人登录后，点一下‘中性笔（黑色）’，填个数量，选个使用部门，提交。系统自动扣减库存，同时提醒‘当前剩余：147支’。

最绝的是，它还能设限。比如规定每人每月最多领两支笔、一个笔记本，超了要主管审批。之前总有人一次性拿五支笔塞抽屉，说是‘备用’，结果半年没见人写完一支。

我们问小陈这玩意儿哪来的，他说自己搭的。追问之下才透露，用的是一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是大学时参加创新创业比赛用过，能自定义表单、流程和权限，不用写代码。

他只花了三个晚上：第一个晚上建了物品档案，把所有办公用品都录入，加了分类和单位；第二个晚上设计了申领流程，设置了自动提醒和审批节点；第三个晚上对接了部门组织架构，让每个人登录后只能看到自己的申领记录和审批任务。

上线一周，行政主管就发现打印纸消耗量下降了18%。不是大家不打了，而是以前有人顺手抱走一整箱放工位，现在系统一提醒‘本月额度已用完’，就得走审批，面子上过不去。

还有个意外收获：财务发现原来每个月都有‘应急采购’，说是某些物品突然断货。但看了系统里的趋势图才发现，订书机每个月都缺，是因为二楼技术部批量领走修设备用，而行政一直按人均平摊采购，根本对不上需求。

现在系统已经扩展到了其他场景。人事开始用它管员工工牌补办，IT部用来登记设备借用，连食堂阿姨都申请开个‘餐具损耗登记’模块。

前几天碰到小陈，问他为啥想到这么做。他说：‘我看你们Excel里有十几个版本，光“笔”就有“签字笔”“圆珠笔”“白板笔”“马克笔”四种命名，数据对不上，责任也分不清。与其天天扯皮谁多拿了一支，不如让系统自动记清楚。’

其实这套系统最聪明的地方，不是自动化，而是‘可生长’。它不像传统OA那样功能固定，你想要什么，自己拖几个字段就能生成新应用。比如现在有个项目组想管会议物料准备进度，加个‘待办+附件上传+截止时间’的表单，五分钟就跑起来了。

前两天保洁王阿姨路过行政台，看见屏幕上那个‘文具盒子’界面，嘀咕了一句：‘这不就跟我家孩子玩的模拟经营游戏一样？’

我们都笑她乱比喻。但仔细一想，好像还真是——把现实中的资源、规则、角色放进一个可交互的模型里，让人在不出错的前提下自由操作。管理的本质，或许就是一场精心设计的模拟游戏。

最近小陈在搞个新东西：把每个办公室的绿植养护也接入系统，谁负责浇水、上次施肥时间、植物健康评分……行政主管还没批准，但IT部已经偷偷给他开了测试权限。