我们公司采购部、行政部和IT部，过去半年一直在用一张Excel表——采购比价表。名字挺正式，其实就是个共享文档，谁要买东西，填上需求、三家报价、审批人签字扫描件贴进去，走流程。

问题是，这表越来越像战场。

最开始是行政部的小王，为了区分办公用品和耗材，在单元格里加了绿色背景。IT部老陈一看不干了，说绿色太刺眼，他自己另建了个‘IT专用比价模板’，用的是浅灰底纹加蓝色字体。采购部小张更绝，直接把整行按供应商分色：A供应商黄，B供应商蓝，C供应商紫……一打开表格，跟调色盘似的。

没人统一标准，但每个人都觉得自己在‘管理效率’。

直到上个月，财务发现一笔打印机硒鼓采购超预算37%，追查下来，发现三个人报的都是‘同一家供应商’，但价格差了一千多。一翻记录，原来是小张用紫色标的是‘打包价’，而行政那边绿色标的是‘单支价’，两边都没写清楚，审批人只看颜色就点了同意。

老板震怒，责令整改。但怎么改？

有人提议买套ERP，结果报价单上来，光实施费就够买两台新服务器了。还有人建议用OA系统内置的采购模块，可那玩意只能走固定流程，连‘临时紧急采购’这种例外都处理不了，最后还得线下补签，反而更乱。

这时候，IT部实习生小林提了个想法：‘能不能做个谁都能改的表？不是改内容，是改规则。’

他演示了一个叫蓝点通用管理系统的工具。说是系统，其实更像是个‘可编程的电子表格’。你可以自己画表单，比如采购申请，字段想加几个加几个，还能设必填项；流程也能拖拽设计，比如金额超过5000自动抄送总监，带附件才允许提交；最关键是，每个人看到的视图可以不一样。

行政的人登录，看到的是简化版，只显示物品名称、预算分类、状态进度；采购登录，能看到全部报价和历史成交价对比；财务则直接关联到预算池，超支项自动标红锁定。

而且，颜色终于有了统一意义——不是人为涂的，是系统根据规则生成的。比如‘待比价’是黄色，‘已批未采’是蓝色，‘合同归档’是绿色。谁也不能随便改，改了流程也不认。

我们试用了两个月。最意外的变化是，吵架变少了。以前争‘你为什么选这家’，现在直接调出历史数据：过去六次同类采购，这家平均低12%，交货快1.8天，售后响应评分4.6。争议从‘我觉得’变成了‘数据说’。

连老板都开始主动看仪表盘。有次他指着屏幕问：‘这个供应商连续三次报价最高，为什么还在候选名单里？’采购主管当场脸红——原来系统早就标了‘非优选’，但他一直手动绕开审批规则。

现在那张Excel表已经归档了。偶尔有人怀念它的‘自由’，但再没人想回到那种‘颜色即真理’的日子。

前几天整理旧文件，我在抽屉里翻出一张打印出来的比价表，上面密密麻麻贴着便利贴，不同颜色标注着不同人的意见。背面还有小张手写的字：‘别信颜色，信留痕。’

挺好笑的。我们折腾了半年，才明白管理不是谁的颜色更亮，而是谁能留下清晰的脚印。