行政部的小陈最近有点上火。不是因为工作量大，而是因为每周一上午的部门例会总要临时换地方。明明系统里显示3号会议室空着，可到了门口，门牌上贴着一张手写纸条：‘内部使用，勿扰’。人来了，会却开不了，大家面面相觑，最后只能挤进茶水间凑合。

这已经不是第一次了。小陈查了查OA系统的预定记录，发现3号会议室在那段时间确实没人申请。她跑去问IT，IT说：‘我们用的是公司统一的日历系统，数据是对的啊。’再一问各部门，好家伙，原来不少团队根本不用系统——他们有自己的微信群接龙，或者干脆直接打电话给行政口头占位。

‘系统是死的，人是活的’，这话听着像借口，但小陈知道，问题不在人，而在‘怎么活’。

她开始梳理整个预定流程。发现三个痛点：第一，系统不支持自定义字段，比如‘是否需要投影’‘是否涉密会议’；第二，没有审批流，谁都能随便约，改期取消也不通知；第三，最关键的是，它没法让不同部门按自己的规则玩。销售部喜欢提前一周锁死会议室，技术部却往往是当天临时起意开个站会，而高管层则希望某些时段默认保留。

小陈试过Excel表格共享，结果版本满天飞，有人改了不保存，有人误删了整行。也试过在线协作文档加备注，但时间一长，信息混乱得像一团毛线。她甚至想过做个简单的表单收集需求，可一旦涉及‘优先级判断’‘资源冲突提醒’，就得写一堆公式，维护成本比开会还累。

直到她在一次跨部门协作会上，听见财务同事提到他们正在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具管发票归档。她说：‘最爽的是，我们可以自己画表单，设流程，连审批条件都能拖拽配置。’

小陈抱着试试看的心态注册了一个账号。第一天，她建了个‘会议室预定登记表’，除了基础的时间、人数、设备需求外，还加了几个自定义字段：‘会议类型’（选填：例会/临时/高层专属）、‘是否需保密处理’、‘发起人部门’。然后她设置了两条简单规则：

• 如果选择‘高层专属’，系统自动标记为高优先级，普通员工无法在同一时段提交；
• 如果设备需求包含‘视频会议系统’，则自动关联IT支持人员作为抄送方。

第二天，她把链接发到行政群，并悄悄在几个常抢会议室的部门群里扔了句：‘新系统上线测试，谁用谁知道。’

没想到，销售部的小王第一个响应。他抱怨说以前总被技术部‘突袭占用’，现在终于可以提前锁定下周客户洽谈室了。更让他惊喜的是，他还能设置‘周期性预定’，每周三下午自动占位，再也不用手忙脚乱抢时间。

技术部那边也不甘示弱。他们搞了个‘敏捷站会专用时段’，每天上午10:00-10:15开放两个小型会议室，系统自动释放超时未使用的资源。有次一个团队忘了取消，系统10:16准时发邮件提醒，并释放了房间，隔壁组的人笑着说是‘被AI赶出了会议室’。

真正让小陈松口气的是第三天。那天副总裁临时要开个紧急会议，以往这种时候，行政就得挨个打电话协调，现在她只在系统里点了一下‘紧急调度’按钮，系统自动筛选出当前可用且符合规模的会议室，并向原定使用者发送协商通知。其中一位同事回复‘可延后’，系统立刻完成调整，全程不到五分钟。

最妙的是，她后来发现，保洁阿姨也开始关注这个系统了。因为每次会议结束后，系统会根据时长和人数自动推送一条‘清洁待办’给当值人员。有次她看见阿姨拿着手机对着会议室拍照上传，笑着说：‘这回知道哪个屋刚开了三小时会，肯定一堆空杯子。’

现在，3号会议室门口的那张手写纸条被撕掉了。取而代之的是一块电子屏，实时显示未来48小时的预定情况，颜色区分优先级，点击还能看到设备准备状态。有人开玩笑说，这地方越来越像机场调度中心。

小陈没说什么，但她桌角贴了张便利贴，上面写着：‘让规则流动起来，而不是让人绕着走。’