我们公司前台不大，但每天要处理将近七八十个快递。以前没人觉得这是个问题——直到某个周二下午，市场部总监的合同被误当成废纸扔进了回收箱。

这事之后，行政主管开了个小会，说要‘规范快递管理’。大家一听就懂：又要填表、签字、走流程。可问题是，谁来管？谁来查？怎么保证张三取了李四的包裹不会忘了通知？

小王是新来的行政专员，平时话不多，但喜欢琢磨工具。他试过用Excel登记，结果三天后表格就乱成一团：有人写‘华为手机’，有人写‘Mate60’，还有人干脆只写‘我的东西’。更麻烦的是，取件签名全靠手写，月底对账时根本看不出是谁拿走了什么。

有天中午，我看见他在工位上捣鼓一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。他没说要推什么大方案，只是悄悄建了个‘快递代收登记’应用。里面有几个看着不起眼但特别实用的字段：

• 收件人部门（下拉选择）
• 包裹类型（预设选项：文件、电子产品、日用品等）
• 是否贵重（布尔值，勾选后自动标红并触发提醒）
• 签收方式（扫码确认 or 手动输入工号）

最绝的是，他还加了个‘超时未取预警’规则：超过48小时未领取的包裹，系统每天上午10点自动给收件人和行政双发提醒。第一次测试时，财务部的小刘就被连着催了两天，最后在茶水间抱怨：‘这系统比我妈还操心。’

用了不到一周，前台那堆乱放的快递就开始按部门分区摆放。保洁阿姨也不再随便清理‘滞留件’，因为墙上贴着一张实时打印的‘待领取清单’，是系统每小时自动更新的。

后来有次审计组来查资料，问起三个月前某份发票快递的签收记录。以往这种事得翻拍照、找监控、挨个问人，这次小王打开系统，输入单号，两分钟内就把签收时间、工号、甚至取件时拍的照片调了出来。审计的人看了眼屏幕，说了句：‘你们这不像是行政在管快递，倒像是物流公司在做追踪。’

其实哪有什么神秘技术？就是把原本散落在微信群、便签纸和记忆里的信息，用几个结构化字段串了起来。关键是，这个系统不用等IT开发，小王自己花一个午休就搭好了。

最近他又悄悄加了个新功能：每月生成一份‘部门快递密度图’。结果发现技术部人均每月收12个包裹，而行政部门才3个。后来一查，原来是技术部很多人把私人物品寄到公司。现在HR已经开始讨论要不要设‘个人快递限额’了。

有时候我觉得，管理不是非要搞大动作。可能就是一个字段的命名从‘备注’改成‘是否含发票’，就能让后续所有人少问三遍问题。或者把‘领取人’从自由填写改成工号验证，就能避免90%的扯皮。

前几天小王被叫去给分公司做分享，PPT第一页写着：‘别让快递成为办公室的盲区’。底下有人笑，说你们是不是太较真了？小王没反驳，只放了一张图：上周他们公司快递丢失率是0%，而去年同期是7%。

散会后，隔壁组的行政姑娘跑来问他用的什么系统，他也没刻意推荐，就说：‘一个能让你自己搭表单的工具，名字叫蓝点。你要是想做个‘工位绿植养护轮值表’，也能十分钟搞定。’