上个月底，物业经理老周在整理月度耗材报表时，发现了一个奇怪的现象：B栋三层的清洁剂消耗量是其他同面积楼层的2.3倍。他第一反应是系统录错了，可翻了两天手工领用登记本，数据居然对得上。

“难道三楼特别脏？”他半开玩笑地问保洁主管王姐。

王姐摇头：“不可能，三楼是法务部和部分高管办公室，人少、鞋底干净，连垃圾桶都一天清一次。”

真正让老周坐不住的是财务部那边递来的一句话：

‘请说明异常耗材是否涉及管理漏洞。’

——这词儿一出来，就不是省油的灯了。

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我们公司用的是蓝点通用管理系统，一开始行政也嫌麻烦，觉得“不就是个记账软件吗”。但真遇到事才发现，它最厉害的地方不是能生成报表，而是人人能改流程、随时加字段。

老周决定查到底。他先在系统里建了个新模块：‘清洁剂使用追踪’。除了常规的‘领用人’‘领用量’‘日期’，他还加了三个自定义字段：

• 使用区域类型（选项：办公区 / 卫生间 / 茶水间 / 公共走廊）
• 作业前清洁等级（红 / 黄 / 绿，对应脏乱中差、一般、已整洁）
• 作业后状态标记（自动触发提醒：若作业前后等级未提升，则弹出说明框）

这个设计是跟王姐聊出来的。她说：“有时候我们去茶水间，刚拖完地，十分钟就有人打翻咖啡，那你说算不算完成任务？但药剂确实用了。”

所以老周干脆把“过程”也管起来。

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新流程上线第一天，数据就开始讲故事了。

周三上午9:17，保洁员李姨领取了500ml多功能清洁剂，登记使用区域为‘三层茶水间’，作业前等级选了‘红’。系统自动拍照上传功能被启用——她用手机拍了地面污渍，附在记录里。

两小时后，她提交完成，作业后标记为‘绿’。一切正常。

但翻到周五的数据，问题浮出水面：同样是三层茶水间，清洁剂领了两次，每次400ml，但系统显示‘作业前状态’都是‘绿’，也就是本来就很干净。

更奇怪的是，两次操作都是同一个人：小刘，新来的兼职保洁。

老周调监控，发现小刘每次进茶水间，只花三分钟，喷两下清洁剂，拿布随便擦一圈，然后拍照交差。药剂瓶上的刻度线显示，他每次都倒得差不多——但根本没那么多活。

问他为什么，小刘低头说：“主管说，不用完会被说偷懒，下个月可能不续签。”

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原来，之前的考核标准只有一个：是否完成清洁任务。至于用了多少、有没有必要用，没人管。

于是有些人形成了“安全策略”：宁可多用，也不能显得没事干。

尤其是兼职人员，生怕被当成“效率太高=不需要这么多人”。这种心理，在低信任感的执行层里并不少见。

发现问题后，王姐调整了管理方式。她在系统里加了个‘建议用量参考表’，挂在每个任务详情页下方。比如：

• 办公区桌面消毒：50ml/人
• 卫生间全面清洁：200ml/次
• 茶水间台面+水槽：100ml/次

同时开启‘超量使用预警’：一旦单次登记超过建议值150%，自动通知主管复核。

第一次触发警报，就是小刘。这次他打了300ml在“公共走廊日常维护”上。王姐直接打电话过去：“走廊今天有大型活动吗？”

没有。小刘承认，自己习惯了“倒满一瓶盖”，觉得“多擦几遍更干净”。

王姐没批评他，反而带着他在系统里重新走了一遍流程，教他如何根据实际情况判断用量。还顺手把他上次的任务标记为“优化案例”，公开表扬他愿意改进。

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两周后，B栋三层的清洁剂消耗回归正常水平，比之前下降了68%。更重要的是，反馈变多了。

有保洁员开始主动留言：“今天会议室开完会，地上有口香糖残留，申请额外使用去胶剂。”

也有主管发现：“原来卫生间每周三下午用量最高，是因为市场部团建总爱带饮料进来。”

这些细节，以前藏在沉默里，现在都留在了系统日志中。

最意外的是，财务部后来发了封邮件：

‘本月非生产性耗材同比减少21%，建议推广B栋经验。’

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其实哪有什么神秘经验。不过是给了执行者说话的入口，让规则可以随现场变化而调整。

很多管理系统的问题，不是不能记录，而是不允许一线员工参与定义什么是“该记录的”。

而我们在用的这个蓝点系统，最特别的就是：

行政可以自己拖拽加字段， 保安队长能给巡逻任务设优先级颜色， 连仓库临时工都建过一个‘易碎品搬运提醒卡’。

不需要等IT排期，也不用写代码。

就像王姐说的：“以前我们是填表的，现在我们是定规矩的人。”