行政部小周第一次接手公司会议室管理时，以为这活儿挺简单：做个Excel表，谁要用就填个时间，前台打个勾就行。可才上手一周，她就被各部门轮流“教育”了一遍。

市场部说：“我们每周三早上的头脑风暴雷打不动，你们能不能别让别的部门抢了位置？”

技术部更直接：“我们那个项目评审会临时加的，结果发现所有会议室都被预定了，最后十几个人挤在茶水间开完的。”

最离谱的是财务总监有次在走廊拦住她：“我昨天根本没开会，怎么系统里还显示我主持了一场两小时的战略复盘？”

小周一头雾水，调出那张共享Excel——好家伙，密密麻麻几十行，有的写着“预留”，有的标着“待确认”，还有人写了“可能要开”。更绝的是，同一时间段，三个不同部门都“预定”了3号会议室。没人取消，没人更新，也没人负责清理。

她终于明白，这张表早就不是工具，而是成了所有人推卸责任的“证据坟场”。

真正让她下定决心改系统的，是那次CEO临时召集高管会议，结果六个会议室全“已预定”，最后只能把人叫到自己办公室，六个人围着一张茶几蹲着开了四十分钟。散会后，CEO随口问了一句：“咱们现在连个能用的会议室系统都没有？”

小周没敢说是Excel在撑场面，只含糊点头。当天晚上，她开始调研内部协作工具。

她试过OA自带的日程模块，但没法设置提醒规则；也用过某知名日历软件，可一旦涉及跨部门审批，就得手动转发邮件，依旧靠人盯。直到她在同事嘴里听到一句话：“蓝点？那个谁都能自己搭功能的系统？”

她抱着试试看的心态注册了蓝点通用管理系统。第一天，她就在“会议室管理”应用里新建了几个关键字段：预定人、使用部门、会议类型（例行/临时/紧急）、预计参会人数、是否需要设备支持。最关键是加了个“状态”字段，包含：待确认、已生效、已取消、逾期未启用。

然后她设了个自动规则：如果预定后24小时内没有发起人确认，状态自动变为“逾期未启用”，并释放时间段。另一个规则是，超过预定时间15分钟未签到，系统自动标记为“未召开”，并通知行政人员回收资源。

她还悄悄在后台加了个“信用分”字段——虽然没对外公布，但每次有人频繁预定却不使用，分数就悄悄下降。后来她发现，市场部那个总霸着周三上午的主管，三年来实际开会次数不到预定的一半。

新系统上线第一周，就有三场“幽灵会议”被自动清除。技术部临时申请会议室，从提交到获批，全程走了十分钟，比以前找行政签字快了五倍。财务总监再也没出现在他没开过的会议记录里。

三个月后，小周导出数据做了个分析报告：公司会议室平均利用率从41%提升到78%，重复预定投诉归零，而她自己再也不用每天中午守在电脑前手动清理表格。

有天午休，她听见两个实习生聊天。一个说：“你说行政是不是换了什么高级软件啊？”另一个笑：“管它啥系统，反正我现在想开会，打开就能约，还能看到哪个房间带投影——挺好。”

小周低头喝了口咖啡，没接话。她知道，真正的管理不是让所有人看见规则，而是让他们感觉不到规则的存在。