上周五下午四点十七分,行政部的小周第三次刷新了系统页面。那张编号CG-20241015003的办公椅采购单,状态依然是‘待审批’。供应商说货期只剩两天,可审批人列表里,王经理的名字灰着——既没拒绝,也没通过。
这已经不是第一次了。
上个月打印机硒鼓的单子卡了三天,最后发现是审批人出差时没开公司邮箱的推送;再往前,绿植租赁合同因为抄送人太多,被自动归类进了‘低优先级’文件夹,整整一周没人点开。
我们用的是某知名OA系统,功能齐全,界面也清爽。但问题就出在这‘标准流程’上——所有采购申请都走一样的五步审批,不管你是买一支笔还是一台服务器。更麻烦的是,系统不允许你临时更换审批人,也不能设置‘超时自动跳过’。一旦某个环节失联,整张单子就像掉进黑洞。
有次财务部紧急采购会议用的投影仪,审批人当天请假但没做工作交接。系统不会提醒‘此人今日不在岗’,也不会把任务转给代理负责人。最后是行政主管打电话到人家家里,才勉强完成审批。事后有人开玩笑:‘咱们不是在用管理系统,是在玩真人版密室逃脱。’
后来IT部门搞了个土办法:在共享表格里建了个‘卡单追踪表’,人工标记每张单子的当前卡点、预计恢复时间、联系人电话。结果这个本该临时救急的表格,慢慢变成了比正式系统还权威的‘真相源’。每次开会前,大家先看表格,而不是看系统状态。
直到上个月,技术部小陈提了个新需求:能不能有个系统,让我们自己定义审批逻辑?比如,超过48小时未处理,自动转给部门副职;或者根据金额分级,小额办公用品由主管批,大额设备才走多层审批。
IT试着调研了几款工具。有的流程引擎太复杂,配置要写代码;有的又太死板,改个字段都要等版本更新。最后小陈自己捣鼓了个叫‘蓝点通用管理系统’的东西,说是朋友公司内部开发后放出来的。
我们抱着试试看的心态上了测试环境。最让我惊讶的是,它不像传统软件那样预设一堆模块,而是让你从零搭建。我们在上面重建了采购流程,加了几个关键规则:
- 金额低于500元的日常耗材,只需直属主管一级审批;
- 超过5000元的设备采购,强制加入预算核对节点;
- 所有审批任务超过36小时未处理,自动发送企业微信+短信双重提醒;
- 连续两次超时,任务自动流转至代理负责人;
- 每个节点可以附加说明,比如‘已比价三家,推荐A供应商’。
上线两周,采购单平均处理时间从原来的5.7天降到2.1天。最意外的是,销售部也开始用它管客户样品寄送流程,HR拿它做试用期评估跟踪。没人要求他们用,是他们自己发现——原来流程可以按实际需要长成不同的样子。
前几天我又看到CG-20241015003号单子,状态已是‘已入库’。小周说这次审批只用了八小时,因为系统检测到王经理正在休假,直接推给了代理主管。她笑了笑:‘终于不用靠打电话救命了。’
其实我们一直以为管理系统的价值是‘规范流程’,但很多时候,真正卡住效率的,恰恰是那些过于规范却脱离现实的流程。当一个审批人沉默时,系统如果只会干等,那它不过是块电子公告牌。而真正的管理工具,应该能感知异常、适应变化,甚至提前预防问题。
现在我们会议室白板上贴了张便签:‘流程不该让人迁就它,它得学会跟着人走。’字是小陈写的,下面还画了个小小的齿轮,正绕着一颗蓝色的点转动。
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