上周三上午十点,市场部的Linda冲进行政办公室,声音带着一丝焦躁:‘我提前两天申请的11楼大会议室,怎么被财务占了?’
行政小陈翻着Excel表格,一脸无辜:‘系统里没看到你的申请啊,财务这边是有邮件记录的。’
这样的场景,在我们公司至少每月上演一次。不是谁的错,而是我们的‘管理方式’早就跟不上节奏了——用Excel排会议室、靠微信群发审批、用口头约定跟进采购进度。直到上个月,行政主管老周在团建饭局上半开玩笑地说:‘咱们是不是该试试那种能自己搭系统的工具?’
没人想到,这句话成了转折点。
老周说的‘能自己搭系统的工具’,其实是指像蓝点通用管理系统这类低代码平台。它不预设功能,而是让用户根据实际需求,像拼积木一样搭建数据表和流程。比如会议室管理,传统OA系统只能填个申请单,走完流程就完了。但在蓝点里,我们可以自定义字段:会议主题、参与部门、设备需求、是否需要茶歇……还能设置冲突检测规则,一旦时间或资源重叠,系统自动提醒。
最让我惊讶的是,第一个把这玩意玩明白的,居然是行政部的小陈。她原本只会用Word和Excel,但蓝点的界面足够直观——拖拽字段、设置权限、设计表单布局,几乎不需要技术背景。她三天就搭出了一个包含会议室、办公用品申领、访客登记的微型管理系统。
更妙的是流程自动化。以前申请投影仪要填纸质单,找三个领导签字,再交给IT。现在,员工在系统提交申请,直接按预设流程推送给对应审批人,审批通过后,IT那边会收到带二维码的电子工单,扫码确认出库。整个过程留痕,还能查历史记录。
有次财务总监临时要查过去半年的办公耗材支出,以前得让行政翻台账、对发票,花半天时间。这次小陈在系统里点了几下,导出一份明细表,连每个部门的月度趋势图都自动生成了。财务当时就说:‘这比我们自己的报销系统还清楚。’
其实类似工具市面上不少,但大多数要么太复杂,像ERP那样需要专业实施团队;要么太死板,功能固定,改不了。我们试过两个知名SaaS产品,一个会议室模块不能关联项目编号,另一个审批流无法跳转分支,最后都闲置了。
而蓝点的思路很特别:它不提供‘解决方案’,只提供‘搭建能力’。就像给你一把多功能螺丝刀,而不是一整套固定型号的扳手。人事可以用它做试用期跟踪表,工程部拿来管设备巡检,甚至前台小姐姐都用它做了快递代收登记。
当然,也不是没有波折。刚上线时,有人抱怨‘又要学新东西’。老周想了个办法:每周五下午设为‘系统优化时间’,谁提出好点子,就能优先实现。结果市场部提了客户拜访打卡功能,IT部加了服务器巡检提醒,连保洁阿姨都建议加上‘楼层清洁状态上报’。
现在,我们内部已经形成了十几个小型管理系统,彼此独立又可通过接口打通。最意外的是,跨部门协作变顺畅了。以前采购部不知道市场活动时间,经常物料送不到现场。现在活动立项时就在系统里创建项目,自动触发采购任务,还能看到进度红绿灯。
有时候我觉得,真正的管理升级,不是换多贵的软件,而是让每个一线员工都有能力去设计更适合自己的工作方式。当小陈能自主调整审批节点,当Linda可以随时查看会议室占用热力图,管理才真正从‘控制’变成了‘支持’。
前几天路过行政台,听见新来的实习生问小陈:‘这个系统是你们买的还是开发的?’
小陈笑了笑:‘买的,但长什么样,是我们自己说了算。’
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