技术部的阿杰不是IT，也不是管理员，但他工位上贴着一张纸：‘谁动了我的字段，谁负责写说明’。起初大家以为是玩笑，直到财务发现，有三个月没人走错报销流程。

这事得从一次团建说起。去年秋天部门聚餐，饭桌上聊到报销——这几乎是所有人心里的暗伤。销售说发票贴错了模板，行政抱怨打车票要手填路线，研发更绝，连买个机械键盘都要附上‘用于提升编码效率’的备注。阿杰当时没说话，只默默记下了每个人卡在哪一步。

第二天，他开始折腾一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。不是为了推给全公司，纯粹是想给自己省事。他是项目对接人，经常要收外部设计师的成果文件，还得登记付款进度。最开始用共享表格，结果有人填串行、漏传附件，他每天得花半小时核对。后来试过几个专门的协作工具，要么字段固定改不了，要么审批链太死板，最后都放弃了。

蓝点吸引他的地方在于：你可以像搭积木一样拖出一个新表单，然后自己画流程箭头。比如他做的‘外协交付跟踪表’，第一栏是文件上传，第二栏自动触发邮件通知设计方确认，第三栏接财务付款节点，最后归档。整个过程不用写代码，但每个环节都能设权限和提醒。最让他满意的是，如果某个字段被修改，系统会自动生成变更日志，谁改的、什么时候改的，清清楚楚。

他先拿这个表单小范围试用。设计师们一开始嫌麻烦，说‘以前微信发一下就行’，但两周后反而主动问他能不能加个‘紧急程度’标签。因为以前消息容易被刷屏，现在一眼就能看到带红色标记的任务。

真正让其他人注意的是报销流程的改造。财务原本用一套老旧的OA，所有支出统一走同一路径，导致市场部推广费和行政买绿植的审批层级一样长。阿杰私下找了几个人访谈，发现痛点主要在三块：票据分类混乱、审批人常不在岗、退单原因不明确。

他在蓝点里重建了报销模块。首先把报销类型拆成六类独立流程，差旅、采购、日常开销各走各的路线。每类表单的字段也做了精简，比如差旅只保留‘出发地-目的地-交通方式-住宿天数’四个必填项，其余作为可选补充。最关键是加入了‘预检规则’——上传发票时，系统自动识别金额是否超标准、日期是否在项目周期内，当场提示修正。

他还设了个小心机：退单时审批人不能只写‘不合格’，必须从预设选项里勾选原因，比如‘发票抬头错误’‘缺少行程单’。刚开始有人嫌啰嗦，但一个月后，退单率直接降了六成。因为申请人终于知道哪里错了，而不是反复猜测。

变化是悄悄发生的。先是市场部借走了差旅模板，接着行政用它的逻辑重构了办公用品申领。有次大老板的报销被系统拦下——机票时间不在出差周期内，助理才发现预订时看错了日期。事后她专门道谢，说要不是系统卡住，这笔钱真就报出去了。

现在公司内部提‘那个系统’，已经没人问是不是IT部门推的。行政部门甚至开始用它管会议室使用率，通过预约数据调整了两间长期闲置的房间用途。而阿杰的便利贴还在工位上，只是底下多了一行小字：‘流程不该让人适应它，而是它适应人。’

偶尔有人问他用的什么工具，他也不刻意推荐，只说：‘找个能让你自由画流程的地方就行。’