行政小张上个月开始做了一件没人觉得有必要的事：把过去一年所有会议室预约冲突的时间段，按部门、时段、设备使用情况列成一张表。

起因很简单——市场部第三次投诉技术部超时占用大会议室，说他们提前两周预约的季度复盘会，硬是被拖到下午一点半才开始。而技术部反问：‘我们预约的是9:00-12:00，系统显示没冲突，谁也没通知要清场。’

这事在行政部内部吵了两天。小张翻了系统日志，发现一个奇怪的现象：每周三上午10:00-12:00，3号会议室总是‘已占用’，但没人提交过预约申请。她试着查审批流，发现这条记录来自一个叫‘固定项目组周会’的模板，创建人是两年前离职的前项目经理老徐。

更离谱的是，这个模板不仅自动续订，还绑定了投影仪和视频会议账号，每月自动扣资源额度。IT同事查后台时愣住了：‘这账号还在连Zoom，上个月产生了17小时的国际通话记录，费用走的是行政预算。’

我们管这叫‘幽灵流程’——没人发起，没人管理，却持续消耗资源的自动化任务。它不像数据错误那么显眼，也不像审批积压那样引发抱怨，但它像后台进程一样 quietly 吃掉人力、时间和预算。

小张顺藤摸瓜，又挖出几个类似案例：财务部有个‘临时报销通道’，其实早在半年前就该停用，但因为当时是领导特批的例外流程，没人敢关；人事部的实习生入职清单，还包含早已取消的门禁卡领取环节，导致每月多印二十张无效卡片。

这些‘僵尸流程’普遍存在。它们诞生于某个临时需求，靠手动复制或简单配置上线，之后便无人追踪生命周期。系统允许创建，却不提醒失效；流程能启动，却难终止。

我们试过几种解法。一开始用Excel登记所有流程的负责人和到期日，结果三个月后表格就没人更新了。后来在OA里加了个‘流程健康度’标签，显示最近一次执行时间，但大多数人根本不会去点开看。

直到小张换了种思路：她不再让人去查流程，而是让流程自己‘喊疼’。

她在蓝点通用管理系统上搭了个‘流程活跃度监控台’。每个自定义流程运行一次，就会刷新一次心跳信号。超过30天没动静的，自动标黄；60天的标红，并推送提醒给原创建人和部门主管。如果创建人已离职，消息会转给接任者或上级。

最妙的是，她设置了‘幽灵唤醒机制’：一旦被停用的流程突然又被触发，系统会弹出确认框，强制填写重启原因，并抄送行政备案。这样一来，既防止误删，也杜绝了死流程悄悄复活。

用了两个月，清理了14个长期 dormant 的审批流，省下的会议系统年费够买三台新打印机。IT同事笑着说：‘我们现在有种感觉，系统终于不是个只会存数据的仓库，而是有点像会呼吸的东西了。’

上周，市场部主动申请下线他们那个‘618大促应急通道’。理由写得挺有意思：‘活动早结束了，再留着，怕它半夜自己醒来。’