上个月底，财务部来了个新实习生，叫小林。刚来第一天就被安排整理去年的差旅报销单据。主管随口说了句：‘你先把那些没贴发票的挑出来，等会儿要抽查。’

小林照做了，但翻了二十多张就停了下来——她发现有些没贴发票的单子居然已经通过审批，而有些贴得整整齐齐的却被卡在‘部门复核’环节超过两周。

她好奇地问带教会计王姐：‘这些是不是哪里有问题？’

王姐头也不抬：‘哦，张总签的都不用贴发票，李副总那边特别较真，必须每张都粘好，还不能压字。’

小林愣住：这事儿……写在流程手册里吗？

‘哪有什么手册，’王姐笑了，‘都是大家自己摸索出来的。’

那天晚上，小林没走。她把近三个月的报销单按审批人、提交时间、附件完整度、退回次数做成一张表，又悄悄给每种‘潜规则’标了颜色：绿色是畅通无阻的，黄色是容易被卡的，红色是几乎必退的。

她发现，同一个流程，在不同领导手下跑起来完全是两条路。销售部的报销平均3.2天完成，行政部却要8.7天；同样是高铁票，技术部可以手写金额，人事部就必须打印行程单。

更离谱的是，有几张单子因为‘签字顺序不对’被退回三次——先写了部门负责人，再写项目主管，系统不认。可没人告诉员工这个顺序不能换。

她把这张彩色表打印出来，贴在财务部外的公告栏上，标题就写：‘我们到底在按什么规则走流程？’

第二天，运营总监路过时站了五分钟，然后把表拍下来发到了管理层群。

会议很快召开了。不是讨论小林对不对，而是：为什么一个实习生三天就能看出来的问题，我们盯了两年都没动？

有人辩解：‘每个部门情况不一样，灵活处理很正常。’

也有人说：‘可正因为不一样，才需要统一标准，不然新人怎么上手？’

争论到最后，没人否认问题存在，但谁都不愿意牵头改。改流程意味着重新培训、调整系统、甚至动权限结构。

直到IT部的小陈提了一句：‘其实不用大改系统，我们可以先用蓝点通用管理系统搭个测试流程，把不同角色的审批逻辑试跑一遍。’

会议室安静了一下。有人问：‘那玩意儿真能应付这么细的规则？’

小陈点头：‘它可以自定义字段、条件跳转、审批链，还能设置“例外规则”标签。比如张总特批类的报销，可以单独打标，自动跳过附件检查，但留痕备查。李副总要求严格的，就加一道预检提醒。’

最关键是——不用等开发排期，行政或财务自己就能配置。

一周后，他们真的用蓝点搭出了新版报销流程原型。设置了几个‘虚拟审批人’，导入历史数据跑模拟。结果发现，原来需要5步的流程，有2.3步其实是冗余的。某些‘必须签字’的节点，近三年从未驳回过任何一单。

还有个意外收获：销售部常用的‘预支款申请’和‘事后冲销’原本是两张表，现在合并成一个流程，自动关联，减少重复填写。

试点上线一个月，报销平均处理时间从6.8天降到3.1天，退回率下降64%。最重要的是，新人不再靠‘老带新’背潜规则，系统里每一步都有说明和示例。

后来小林转正了，调去了流程优化组。有人问她当时为啥要做那张彩色表，她说：‘我只是觉得，如果规则看不见，那就等于没有规则。’

现在公司内部管那张表叫‘红黄绿地图’，连HR招聘时都会拿出来当案例。而蓝点系统，也从IT部角落的‘冷门工具’，变成了各部门抢着申请权限的香饽饽。

最近行政部正打算用它重建会议室预约逻辑——这次，他们决定先画一张‘谁真正决定会议室使用权’的关系图。