上个月新来的实习生小林被安排去整理行政部的设备报修记录。这事原本没人愿意碰——打印机、投影仪、门禁系统三天两头出问题，报修单堆在共享文件夹里，按日期排了个大概，但谁也说不清哪台设备最‘娇气’。

她第一天就问了一句：‘这些报修单只写时间、设备名称和问题描述，那怎么知道是偶发故障还是老毛病反复？’

没人回答。因为大家从来没想过要区分这个。

但她还是悄悄在表格里加了一列：‘近30天内同类故障发生次数’。起初只是手动翻旧记录补数据，后来她发现光靠Excel太容易漏，索性试着用蓝点通用管理系统搭了个简单的报修模块。她把打印机、投影仪这些设备建为独立条目，每提交一次报修，系统自动关联设备编号，并根据历史记录计算近期报修频次，还能设置阈值提醒——比如同一设备一周报修超过两次，就会标红并推给行政主管。

这功能上线两周后，IT主管老周收到一条提醒：三楼会议室B的投影仪在过去一个月报修了5次，最近三次都是‘无信号输入’。

他调出记录一看，前两次维修结论是‘线缆松动’，第三次换了HDMI线，第四次说是‘接口氧化’，第五次又回到‘线缆问题’。每次都说修好了，可没两天又坏。

老周亲自去查，才发现根本不是设备或线缆的问题——是会议室墙内预埋的HDMI管道老化断裂，每次有人插拔线材都会牵动内部接头，导致虚接。之前维修工只换线不查线路路径，自然修不彻底。

问题定位后，工程组花了半天做了明线改造，从此再没出过类似报修。

更意外的是，系统跑了一个月后，行政部导出了一份‘高频故障设备清单’，发现除了这台投影仪，还有四台设备处于‘反复维修但未根治’状态。其中一台碎纸机甚至两年内报修17次，平均两个月一次，每次都说是‘卡纸’，但从没人追问为什么偏偏这台卡得最勤。

拆开一看，刀轴磨损严重，早就该换，但因为单价不到采购门槛，一直被当作耗材处理，修修补补拖了三年。

现在这台碎纸机终于进了更换名单。而那个‘故障频率’字段，也被正式纳入公司所有报修流程的必填项。

其实小林一开始也没想改变什么，她只是觉得‘同样的问题总出现，肯定哪里不对’。而真正起作用的，不是那个字段本身，而是让‘重复性’变得可见了。过去这些信息藏在零散的邮件和表格里，没人有精力去比对、归纳。一旦变成结构化数据，规律自己就浮出来了。

后来有同事开玩笑说，这系统是不是有点‘管得太细’？但行政主管却说：‘不是管得细，是以前我们根本不知道自己漏了多少细节。’

现在，每个部门都在蓝点系统里建了自己的管理模块。人事用来跟踪培训完成率，采购用来监控合同到期提醒，连食堂阿姨都用它登记食材损耗情况。没有人统一推动，全是各扫门前雪式自发用起来的。

最妙的是，没人需要写代码。小林说她第一次搭表单时，还以为要学编程，结果发现拖几个字段、设几条规则就能跑通。权限分配也简单，谁创建谁设查看范围，连临时实习生都能快速上手。

上周开会，老板看了眼大屏上的设备健康看板，突然说：‘原来我们有这么多‘慢性病’设备？’

大家笑了。但心里都明白，要不是那个不起眼的‘故障频率’字段，这些问题可能还会再拖好几年。