我们公司不大，三十来个人，但会议室总不够用。尤其是每天上午十点到十二点，三个会议室全满，下午反倒空着大半。行政小张为此没少被投诉——市场部说临时要开客户会，订不到房间；技术部说晨会超时是因为没地方散会后接着讨论；老板也抱怨过几次，说重要会议协调不开。

她一开始以为是预订太集中，就试着搞了个‘优先级规则’：高管会议优先、客户接待优先。结果更乱了，有人干脆提前一周把会议室锁死，写个‘战略讨论（待定）’占着，实际上根本没人去。

后来她在一个管理工具分享会上听人提了一句：‘别只看预订时间，要看真实占用。’她觉得有道理，但咱们用的OA系统压根不记录‘谁进去了’‘待了多久’，只能看到谁提交了申请、时间段是什么。

她试了几天人工观察，拿个小本子在茶水间假装刷手机，实则记下谁进哪个会议室、待了多久。结果发现，一个标称‘10:00-11:00’的会议，平均只用了47分钟，但清理白板、收拾东西拖到11:15才走。还有一次，会议9:30就结束了，人走了，投影仪还开着，门没锁，下一个预约的人不敢进去，以为还在开。

问题不是出在预订，而是‘虚拟时间’和‘物理空间’脱节了。

她就想，能不能让系统也‘看见’真实使用情况？

正好那段时间，IT老李在推一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用等开发，自己就能搭表单、设流程。小张抱着试试看的心态注册了个账号，第一天就建了个新的‘会议室使用登记表’，除了姓名、部门、事由、预定时间外，特意加了两个字段：‘实际开始时间’和‘实际结束时间’，还设了个‘超时提醒’规则——如果超过预定时间15分钟没登记结束，系统自动发消息给当事人。

她没强制推行，而是先找了三个常开会的同事试点，说‘帮个忙，填两笔，我请你喝奶茶’。一周下来，数据出来了：平均每次会议比预定短18分钟，但超时率高达37%。最夸张的一次，一个一小时的会只开了22分钟，但后续团队愣是等了40分钟才敢进去。

她把这张报表打印出来，贴在茶水间的公告栏上，标题就写：‘你预定的60分钟，真的用满了吗？’

没想到，这招挺灵。大家开始自觉提前结束、及时释放资源。有人甚至主动在系统里备注：‘提前结束，请清洁’或‘延长10分钟，勿扰’。

小张还不满足。她又加了个‘设备使用状态’字段，比如投影、白板笔、麦克风是否正常。有一次技术部开完会忘了关投影，第二天早上系统自动推送了异常记录，保洁员顺手关了，还拍照上传。再后来，她把会议室门口的电子屏接进了系统，实时显示当前状态：‘使用中（预计10:45结束）’或‘空闲，可临时申请’。

最意外的收获是，老板发现了一个隐藏问题：每周三下午三点的‘跨部门协同会’，预定两小时，实际平均只开49分钟，但所有人都得挪动工位、中断工作。后来干脆改成异步文档协作，省下了固定会议室和整块时间。

现在，公司会议室的利用率没怎么变，但‘可用感’高了很多。大家不再焦虑订不到房，反而经常说：‘先看看蓝点上的实时状态，能进就进，不能等就换个地儿。’

小张也没想到，一个字段的改动，居然让一群人的行为慢慢变了。她后来跟老李聊起这事，老李说：‘很多管理问题，不是制度不行，是数据太虚。你让系统长了眼睛，它自然就会说话。’

最近她又在琢磨，在员工工位申请表里加个‘邻座偏好’字段，毕竟有人讨厌靠打印机，有人受不了窗边阳光直射。她说，管理嘛，不就是让人待得舒服点，事情走得顺一点？