上个月，采购部来了个实习生，小姑娘叫林然，说话轻声细语，但做事挺有主见。第一天报到，主管让她整理近三年的塑料颗粒供应商报价单，她看了两小时，突然问：‘这些Excel里写的“价格已谈”——到底是谁谈的？什么时候？对方是哪个人回复的？’

主管愣了一下，说：‘这谁知道，反正都记在系统备注里了。’

林然没吭声，默默导出数据，发现很多报价记录只有‘最新价’，前面的历史变动像被橡皮擦抹过一样，干干净净。更奇怪的是，有些供应商隔几个月就‘临时调低’报价，但一过采购季又悄悄涨回去。

她试着在表格里加了几列：‘首次报价人’、‘最近一次沟通方式’、‘是否有书面确认’。结果第三天，行政同事跑来问她：‘你是不是动了采购系统的模板？怎么现在填报价单要选“沟通渠道”？’

原来她顺手把Excel结构搬进了公司用的蓝点通用管理系统，新建了个‘供应商动态追踪表’，还设了几个自动提醒：比如‘同一物料连续三次报价高于均值时标红’，或者‘超过30天未更新联系记录自动发邮件提醒负责人’。

这事本来没人注意，直到某天一个长期合作的供应商忽然主动发来调价函，说‘为深化合作，决定下调PVC颗粒单价5%’。采购经理乐得合不拢嘴，打电话去道谢，对方销售支吾半天才说：‘你们最近是不是换了管理方式？我们听说你们现在每一轮报价都要留语音记录和对接人信息……那我们也不敢随便抬价了。’

办公室里开始有人开玩笑：‘这届供应商，经不起“透明”考验啊。’

其实林然做的并不复杂。她只是把原本散落在微信、邮件、口头承诺里的信息，统一收进一个能被检索、能被关联的结构里。比如每次更新报价，系统会自动弹出历史记录：‘2023年8月，王工通过电话与张经理协商，对方同意维持原价，有效期三个月’。再比如，上传一份新的报价单时，必须选择‘本次沟通方式’——是电话、邮件、会议，还是线下见面。

慢慢地，大家发现，供应商变得‘规矩’了。以前常说‘领导还没批’‘系统没同步’，现在一看到要填‘审批人姓名’和‘预计生效时间’，马上就回话说‘今天内给准信’。

最意外的是财务部。他们原本总被投诉‘付款慢’，后来发现，是因为采购合同里的交货周期经常写‘按需’或‘尽快’。林然顺手在合同附件流程里加了个字段：‘明确交货起止日’，并设置‘无此信息则无法提交审批’。结果下个月应付账款周转天数直接缩短了11天。

有次部门复盘，主管问她：‘你怎么想到加这些细节的？’

她说：‘我之前实习的公司用蓝点系统做客户管理，每个人都能自己搭表单。我当时负责售后，就把每次客户抱怨都拆成“问题类型”“影响范围”“是否重复发生”。半年后，系统自动生成了一份高频问题地图，技术部拿去当需求清单用了。’

现在，采购部的‘供应商对话档案’已经被生产、研发两个部门悄悄复制过去。生产组用来跟踪设备维保沟通，研发则建了个‘原型测试反馈链’，每次修改设计都能看到是哪条意见触发的变更。

前几天，行政在茶水间贴了张纸条：‘会议室预定系统下周升级，请提前备份自定义字段’。底下有人留言：‘建议加个“实际到场人数”统计，看看哪些会其实是站着就能说完的。’

没人提‘数字化转型’，也没人喊‘流程再造’，但某些改变确实发生了。比如，现在新人入职培训第一课，不是学公司制度，而是看三个‘别人是怎么用系统留痕的’案例。其中一个，就是林然那张让供应商主动降价的报价单。