我们公司有间20人会议室，叫‘北极星’。名字挺大，其实就普通玻璃房加一圈桌子，但因为它靠窗、有投影、空调不抽风，成了全公司最抢手的资源。可奇怪的是，每周三下午两点到四点，这房间永远显示‘已预订’，但每次路过，灯是关的，门锁着，里面连个影子都没有。

起初大家以为是谁临时取消忘了改状态，后来行政查了三个月记录，发现这个时段的预订账号固定是市场部的张莉——问题是，张莉去年就离职了。

更诡异的是，系统里她的账号明明已经被停用，可‘北极星’的周三下午依旧雷打不动被占着。IT说不是他们的问题，OA系统没异常；行政说导出数据看，确实是张莉的名字；市场部现任主管翻遍权限列表，坚称没人继承她的账户。

这事最后落到了我头上。我不是IT，也不是行政，只是项目组里那个总爱折腾表格的人。老板丢下一句话：‘你不是喜欢搞那些自定义的东西吗？看看能不能把这幽灵给抓出来。’

我先从现有系统导出了半年的会议室预订记录。Excel打开一看，问题比想象中复杂。表面上每条记录都有‘申请人’‘部门’‘开始时间’‘结束时间’‘审批人’，但‘申请人’这一栏的数据类型居然是文本，而不是关联用户ID。也就是说，系统允许手动输入名字，而不是从组织架构里选人。

这就解释了为什么张莉离职后还能‘预订’——有人在手动填写她的名字。但谁会这么做？而且只固定在一个时间段？

我把所有‘申请人’为‘张莉’的记录筛选出来，发现一个细节：这些记录的‘创建时间’都在每周二晚上11点左右，且IP地址归属地全是公司内网。说明是内部人员操作，而且很规律。

我又加了一列‘实际使用标记’，打算结合门禁系统刷卡记录做比对。但门禁数据格式乱得像一锅粥，时间戳有时区偏差，卡号和员工ID不对应。传统Excel根本没法高效处理这种多源异构数据，VLOOKUP嵌套三层就开始卡死。

这时候我想起了最近试用过的蓝点通用管理系统。它不像固定功能的OA或HR软件，而是让人自己搭数据模型和流程逻辑。我试着把会议室预订、门禁进出、员工在职状态这三个数据源导入进去，分别建了三张‘表’：预订记录、门禁日志、员工档案。

然后我用它的‘关联字段’功能，把预订记录里的‘申请人’自动匹配到员工档案的‘姓名’，并同步拉取‘在职状态’。这样一来，所有由已离职员工发起的预订，立刻标红预警。

接着我设置了一个‘使用验证规则’：如果某次预订发生时，在前后30分钟内没有对应的门禁刷卡记录，则标记为‘疑似未使用’。这个规则跑完一轮，北极星周三下午的‘幽灵会议’全部中招。

最关键是，我发现这些虚假预订的IP地址，都指向财务部角落的一台打印机旁的工位。顺藤摸瓜一查，原来是财务的小陈在搞鬼。他周三下午常被临时叫去开会，但大会议室总被占，就想了个‘笨办法’：提前用张莉的名字占住北极星，反正没人敢动离职同事的预约。

事情澄清后，行政重新设定了会议室释放机制：超过15分钟未刷卡进入，系统自动释放资源。同时，我们把蓝点系统生成的‘会议室利用率报表’接入了大屏，谁占不用，一眼可见。

现在北极星周三下午经常空着，但那是真的没人订，而不是被幽灵锁住。小陈后来还开玩笑说，以后再也不敢‘借尸还魂’了，毕竟系统比鬼还灵。