行政部的小林最近被一件事搞得有点上火。

公司明明没安排加班，可每到月底，总有几个部门灯火通明。人事统计考勤时也总对不上：打卡记录显示有人凌晨一点还在公司。起初以为是项目赶工，但一问，研发说‘我们在调试接口’，财务说‘系统导不出报表’，而行政自己更冤——有次半夜三点收到一条审批提醒，点开一看，是采购申请，申请人写着‘张伟（已离职）’。

这事儿听起来像鬼故事，其实是管理流程里的‘幽灵数据’在作祟。

小林开始悄悄记笔记。她发现，很多‘加班’其实是在补流程。比如销售签了合同，但法务流程卡在纸质审批里，等盖完章已经过了一周；采购要走三家比价，但表格在邮箱里传来传去，谁也不知道最新版在哪；新员工入职，IT账号、门禁卡、办公用品要分别联系三个部门，结果人来了三天还打不开电脑。

这些不是工作量的问题，而是‘等待’的时间被算作了‘加班’。真正干活的时间可能就两小时，但协调、催办、重复填写信息占了八小时。

她试着用公司现有的OA系统做个流程图，结果发现：一个简单的办公用品申领，要经过预算核对、部门审批、库存确认、采购下单、签收登记五个节点，但系统只支持线性审批，没法并行处理。更麻烦的是，每个环节用的工具还不一样——审批在OA，库存是Excel表，采购又连着另一个ERP模块。每次切换系统，就得重新登录，还得手动核对数据是否一致。

有一次，她看见财务王姐一边打电话一边在两张纸上画流程箭头，问她在干嘛。王姐苦笑：‘我在还原这笔报销的真实路径。系统里显示审批通过了，但银行一直没打款，我得搞清楚是哪个环节断了。’

小林突然意识到，问题不在于员工不够努力，而在于‘流程’本身成了隐形的工作量。

她听说隔壁公司用了蓝点通用管理系统，说是能自己搭流程和数据表。抱着试试看的心态，她申请了个试用账号。第一天，她把自己记的那些‘卡点’列出来，然后在系统里新建了几张数据表：合同进度表、采购追踪表、入职任务清单。每张表都能自定义字段，还能设置自动提醒。

最让她惊喜的是‘关联功能’。比如在合同表里选一个客户，系统能自动带出历史订单、对接人、法务条款模板。她试着把采购流程改成并行模式：预算校验和库存查询同时进行，只要任一环节不通过才转入人工处理。测试跑了一遍，原本需要三天的流程，现在平均8小时就能走完。

她没敢直接推给全公司，而是先拉上了IT和采购的同事，做了个微型试点。销售部有个紧急合同要走加急流程，按老办法至少两天。这次他们在蓝点系统里临时建了个‘绿色通道’流程，设置了超时自动升级提醒，所有文档在线共享。结果，从提交到盖章，只用了6小时。那天晚上，没人加班。

后来有次团建，财务王姐喝多了，拉着小林说：‘你知道我现在最幸福的事是什么吗？是早上打开电脑，看到待办事项只有三条，而且每条都标着“下一步该谁”。’

其实系统没那么神奇，它只是让‘看不见的协作’变得看得见。以前大家在微信里来回问‘你那边好了吗’，现在系统自动告诉每个人‘轮到你了’。以前要翻五条聊天记录找一个数字，现在点一下关联记录全出来。

小林也没想到，自己一开始只是为了查清‘谁在假加班’，最后却摸出了公司效率的真正堵点。现在她桌上贴了张便签：‘别让流程躲在暗处吃掉时间。’

偶尔她还会想起那个‘已离职员工半夜提交申请’的闹鬼事件。后来查清楚了，是旧系统没及时同步人事变动，导致权限没回收。而在新系统里，员工状态一更新，所有关联权限自动冻结。‘幽灵’消失了，加班的人也少了。