我们公司不大，两百来号人，但食堂一直外包给第三方运营。饭卡充值得去窗口排队，每周三下午是高峰。每次一到那个点，走廊就堵得水泄不通，有人迟到、有人漏充，月底总有员工跑来行政部投诉‘饭卡没钱了，食堂不让我吃饭’。

这事以前归前台王姐管，她每月底手动统计要充值的名单，Excel拉出来，发给外包方，再一个个打电话确认有没有到账。有次财务对账发现，有个人充了两次，还有个离职的也进了名单——钱就这么漏了出去。老板没说什么，但王姐自己辞职了，说是‘太容易出错了，压力太大’。

后来小陈接手了这块事。她是去年刚来的行政专员，95后，话不多，但做事喜欢琢磨。她没急着抱怨系统老旧，也没去找IT部门要开发资源，而是先蹲了三天食堂，拿个小本子记：谁在充？什么时候充？为什么这周没充？

她发现几个‘隐形规则’：

• 很多人不是不想充，是忘了。尤其是技术部那帮人，一写代码就忘了时间；
• 财务每月5号发工资，但饭卡系统10号才同步名单，中间五天新人没法充；
• 有些人想充50，结果被统一设成100，多出来的钱退不了，积着积着就成了糊涂账；
• 最关键的是，没人能随时查余额，只能等饭卡机刷一下才知道够不够。

小陈一开始试过微信群接龙，结果两天就乱了——有人重复报，有人撤回消息，有人发错金额。她又试过共享表格，可权限一多，立马有人误删公式。她甚至想过做个小程序，但开发排期排到三个月后。

直到有天她在一个管理论坛上看到有人提‘低代码自定义系统’，说是可以自己搭表单、设流程，不用写代码。她搜了一圈，最后试了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。她说不上来这算不算软件，更像是个‘数字乐高’——你能自己拼数据结构，还能拖拽设计审批流。

她第一件事是建了个‘饭卡自助申请表’，字段很简单：工号、姓名、部门、充值金额、支付方式（扫码or代扣）。然后她把表单链接做成二维码，贴在食堂门口和茶水间。

接着她设了个自动规则：每天晚上8点，系统自动汇总当天提交的申请，生成一份待处理清单，同时发邮件给财务和外包方。如果金额超过200，自动触发二级审批，让主管确认。

最关键是加了个‘余额提醒’功能。她从HR那儿导了员工入职日期，设定新员工入职第三天自动收到一条企业微信消息：‘你好，你的饭卡已开通，点击这里首次充值’。另外，系统每个月28号自动扫描余额低于30元的卡，推送提醒。

你以为这就完了？还没。

她发现有些人老是充错金额，于是加了个‘常用额度’选项：50、100、200，点一下就行。后来技术部提需求，说能不能支持‘按周自动扣款’，比如每周一固定扣20元当早餐费。小陈本来以为得找人开发，结果发现蓝点里有个‘周期任务’模块，勾选一下，设置频率和金额，再关联到用户账户，居然真跑通了。

现在，饭卡充值基本没人排队了。系统上线两个月后，行政部做了一次匿名调研，92%的人表示‘比以前方便’，投诉量归零。财务也轻松了，因为所有记录都在系统里留痕，月底导出报表直接对账。

有次老板路过茶水间，听见两个员工聊天。一个说：‘你知道吗？我现在连饭卡都不用带了，手机刷一下就行。’另一个笑：‘你还不知道吧？那个系统是小陈自己搭的，她说谁都能改，连我这种Excel只会sum的人都能加个字段。’

老板没说话，但第二天让各部门主管都去行政部取经。IT主管看完演示后有点尴尬，说这功能我们也能做，就是排期太满……

其实小陈后来跟我说，她最得意的不是省了多少时间，而是系统里有个‘建议箱’表单，员工可以随时提流程优化点子。上个月有人提议‘生日当月充值送10元餐券’，她只用了十分钟就配置好了规则，还设了自动关闭条件：仅限当月有效。

她说：‘以前总觉得管理系统是IT的事，得立项、评审、测试。但现在我发现，有些问题根本不用那么重。一个能让人快速试错、随时调整的工具，反而能让管理真正‘活’起来。’