行政小陈最近有点烦。公司每周一的例会总要拖半小时，每次老板问进度，各部门都说‘人手不够’。但HR调出的考勤数据显示，大家打卡时间都挺正常，加班申请也不多。明明活儿堆成山，怎么就是没人‘在岗’？

这事她本来不归她管，可上周IT部老李随口一句‘你们行政最清楚谁来得早走得晚’，让她开始留了心。她翻了翻自己手头的会议室预订记录，发现一个奇怪现象：技术部和产品部的会议经常临时加场，而且多在晚上七点后。再核对打卡数据，果然那几个常参会的人，几乎每周都有三四天超过八点才走。

但问题来了——这些加班没人报，系统里也查不到审批记录。原来，公司规定加班必须提前申请，而临时开会根本来不及走流程。更麻烦的是，财务按打卡时长算补贴，可如果员工只是‘待着’，中间还出去吃个饭、接个孩子，系统只会机械地算‘连续停留时长’，导致实际工作时间和补贴完全对不上。

小陈试着做了个表格，把会议室使用、打卡时间、项目节点全拉出来对了一遍，结果发现，有三个人每月‘隐形加班’超过40小时，却一分补贴都没拿。她把这数据递上去，老板当场愣住：‘我们一直以为加班文化被压下去了，原来是被系统‘吃’掉了。’

这事之后，管理层开了个闭门会。有人提议上新的考勤系统，有人建议放宽审批流程。可问题是，每个部门的需求都不一样：销售周末见客户不算加班，研发通宵改bug得算，行政值班看大楼又另有一套规则。买现成的软件，要么太死板，要么功能冗余，还得付年费。

就在僵局时，小陈提了一嘴：‘我前阵子试了个叫蓝点通用管理系统的工具，说是啥都能自己搭。’当时大家没在意，觉得又是哪个花里胡哨的小程序。但她真动手试了试，三天就搭出个‘灵活工时申报模块’。

她先拉了个表单，让员工填加班事由、关联项目、起止时间，还能上传会议纪要或系统日志当凭证。审批流按部门自动分发，财务那边也能直接导出带分类的报表。最关键是，谁都能改——市场部觉得要加个客户拜访选项，自己拖个字段就加上了；HR说想看加班分布热力图，后台接个图表组件就行。

用了两个月，不仅‘隐形加班’浮出水面，连带着项目人力分配也清晰了。技术主管发现，某模块频繁返工导致团队深夜开会，立马调整了开发流程。财务说报销单少了扯皮，因为每笔加班补贴都有据可查。就连保洁阿姨都受益——以前她们加班换地毯得找行政签字，现在用手机点几下就能报备。

有次老板开玩笑问小陈：‘你是不是偷偷学过编程？’她笑说：‘哪用得着？就像搭积木，谁都能上手。以前我们总想着适应系统，现在是系统适应人。’

其实这系统也没那么神，它不预测趋势，不搞智能分析，就是把‘定义规则’的权力交给了每天干活的人。比如行政可以设‘会议室超两小时自动提醒清洁’，IT能建‘设备借用追踪表’，连食堂大叔都自己做了个‘食材损耗登记’。

最让人意外的是，自从流程透明了，推诿少了。以前说‘我不知道要填这个’，现在点开系统一看，流程卡在哪一步清清楚楚。不是靠惩罚驱动，而是让每个人都能看见自己的动作如何影响全局。

现在公司茶水间还有人聊‘系统该不该自动扣迟到款’，但至少大家不再抱怨‘流程不合理却改不了’。小陈的电脑角落贴了张便签：‘别让工具决定你怎么工作。’她没说这是哪来的，但我知道，那是她第一次上线成功后，自己写给自己的。