小林是公司销售部的助理，负责维护客户信息和跟进记录。她的工作说白了就是‘贴标签’——给每个客户打上‘意向高’‘最近联系过’‘价格敏感’之类的备注，方便销售同事快速判断下一步动作。

可最近她发现，自己辛辛苦苦整理的备注，经常莫名其妙被改掉。

比如有个客户明明上周刚拒绝了报价，她标注了‘暂不考虑，3个月后回访’，结果第二天就被改成‘积极沟通中’。销售老张拿着这个信息去打电话，对方一听就火了：‘我不是说了暂时不谈吗？怎么又来？’

还有一次，她特意标出某个客户‘讨厌电话推销，只接受邮件沟通’，结果另一个销售直接一个电话打过去，客户当场投诉到行政部。

‘我写的备注，怎么谁都敢改？’小林有点崩溃。她去找主管反映，主管倒是理解她，但也无奈：‘大家习惯不一样，你觉得重要，别人觉得啰嗦，顺手就删了。这不是权限问题，是习惯问题。’

但小林觉得这不只是习惯问题。她开始观察，发现每个人的备注风格完全不同：有人喜欢写‘王总，高尔夫球友，周三下午有空’；有人只写‘跟进中’；还有人干脆不写，等要用时再翻聊天记录。

更麻烦的是，CRM系统本身也不够灵活。字段是固定的，‘客户类型’只能从下拉菜单选‘A类’‘B类’‘潜在’，可实际客户哪有这么简单？‘A类但最近资金紧张’‘B类但和老板熟’这种信息，只能塞进‘备注’栏，而‘备注’又没有格式要求，时间一长，谁也看不懂。

有一次，小林试着用颜色标记：绿色代表可推进，黄色代表需观望，红色代表暂停。结果第二天，另一个同事打开系统，颜色全没了——因为他用的是手机端，不支持自定义样式。

她开始怀疑，是不是工具本身就在制造混乱？

直到行政部推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让每个人按自己的需要建表、设字段、定流程。

小林半信半疑地试了试。她先把自己的客户管理逻辑搬了进去：除了基础信息，她加了‘沟通偏好’（电话/邮件/微信）、‘决策节奏’（快/慢/犹豫）、‘情绪状态’（积极/冷淡/反感），甚至还有一个‘禁忌话题’字段，专门记录客户不喜欢聊什么。

最关键是，她设置了权限：自己是编辑者，其他人只能‘评论’或‘申请修改’，不能直接动原始记录。如果有人想调整，必须留言说明原因，她审核后才能生效。

她还把颜色标记做成了可视化规则：只要‘情绪状态’选‘反感’，整行自动变红；‘决策节奏’是‘快’的，字体加粗。这些在手机端也能正常显示。

她把这个模板分享给团队，没想到反应两极分化。有人觉得太复杂，‘不就是个客户表吗？’但也有人眼前一亮：‘原来还能这么分？’

销售老赵用了几天后跑来问她：‘你那个“禁忌话题”真灵，上次我差点又提了竞品，幸好看到你写了“忌谈XX品牌”。’

慢慢地，团队开始形成新默契：备注不是个人笔记，而是共享资产。谁改了，得留痕；谁用了，得反馈。小林不再是一个人在维护信息，而是成了‘信息规则’的设计者。

后来公司换了新CRM，IT部门本来要统一部署，结果销售部集体抗议：‘别动我们的蓝点模板，我们自己管得好好的。’

现在小林还是每天写备注，但她不再担心被乱改。她甚至开了个内部小培训，教新人怎么用字段组合捕捉客户的真实状态。有人说她‘太较真’，她笑了笑：‘我不是较真，我只是不想让同事再打错电话。’