上个月底，财务对账时发现行政部有三个人的加班时长异常。不是多算了，而是少录了——整整两周，小陈、老刘和新来的实习生小周，每天实际在岗时间比系统打卡记录多了将近两小时。

问题出在哪儿？

起初以为是打卡机故障，可技术排查后发现设备一切正常。HR调出监控，发现这三人确实每天都待到晚上八点以后才走，但系统里他们的下班时间却定格在六点整。

直到有人注意到——打印机旁边那张皱巴巴的黄色便利贴。

上面写着：

‘小陈：周三晚加印会议材料，用老刘工号打印； 老刘：周四替小周打实习报告，记得改回默认双面； 小周：周五帮小陈扫描合同，请先登录再操作。’

这张纸原本只是提醒大家共用打印机时别弄混设置，结果却暴露了一个隐藏已久的‘操作潜规则’：为了省事，他们长期共用工号登录办公设备。

而这些设备，恰好和公司的考勤系统做了联动——只要在下班时段使用带身份认证的打印机，系统就自动判定‘仍在岗’。可因为用的是别人账号，数据全记错了人头上。

更麻烦的是，这种‘代操作’不止存在于打印环节。报销上传文件、会议室预约、甚至内部资料调阅，都存在类似的账号借用现象。不是故意违规，而是原有系统太死板：小周没权限预约大会议室，只能求老刘帮忙；小陈临时要改报销附件，审批流程卡住没法重传，干脆用同事账号重新提交。

问题的本质，不是员工不守规矩，而是管理工具跟不上真实工作流。

公司用的OA系统是五年前采购的，所有权限、流程、字段都是固定的。人事想加个‘临时授权’功能，得走IT排期；行政想让实习生能单独打印实习材料，得层层报批。于是大家只能靠‘人肉补丁’来绕过僵化的规则——便利贴、口头约定、账号共享，成了实际上的‘第二套系统’。

后来我们换了蓝点通用管理系统。不是因为它功能多强大，而是它允许每个人按需自定义。

比如，行政现在可以自己创建一个‘设备使用登记表’，设定谁在什么时间用了哪台打印机，自动关联真实工号，还能附加备注说明用途。这个表不是用来监控，而是还原事实——当考勤数据异常时，我们能立刻查到‘那天晚上小陈确实用了打印机，虽然登的是老刘的账号’。

更关键的是，我们可以快速建一个‘临时权限申请流程’。小周要打印实习材料？走一个三分钟填完的电子表单，主管手机点一下，权限开放两小时，到期自动收回。不需要IT介入，也不需要借账号。

最让我意外的是，自从有了这个能随便改的系统，大家反而更守规矩了。因为不再需要‘偷偷变通’——你想怎么做，系统允许你合法地做出来。

上周我去行政区，看见那张便利贴被贴进了玻璃框，挂在打印机上方，下面还手写了一行字：

‘纪念我们靠人情维持秩序的时代。’

旁边新贴了一张二维码，扫进去是个自建的‘公共设备协作看板’，实时更新着每台机器的使用状态和责任人。