仓库老王在公司干了十五年，从搬运工做到仓管主管，人稳手准，闭着眼都能报出A区第三排第五架上那批M6螺母的入库时间。他不用系统，只用一沓五颜六色的便签纸——红的是待出库，黄的是待质检，绿的是已盘点。每张纸上潦草写着日期、数量和一个代号，别人看不懂，他说‘心里有数就行’。

直到上个月，一批紧急订单要发往东莞，客户催得紧，生产部查系统显示‘已备货待运’，物流却死活找不到货。翻遍A区B区C区，最后在角落一堆旧包装箱底下，扒出了贴着绿色便签的那几箱货——老王说‘绿的是盘完的，肯定没问题’，可没人告诉他，绿色上周已经改成‘待调拨’了。

这事儿闹得不小。不是因为损失，而是因为‘谁都没错’。老王按他的经验走，行政按流程打卡，系统里数据更新了，但没人通知他。他的‘纸条系统’运行太久了，久到大家都默认它是‘补充手段’，而不是‘信息孤岛’。

后来我们开了个复盘会，没批评谁，只问了一句：‘如果换个人来顶班，能看懂这堆颜色吗？’

答案显然是否定的。

我们公司用过不少管理软件。最早是Excel共享表，后来上了ERP，再后来换了云进销存，每次都说‘这次一定打通流程’，结果每次都是业务部门自己建个小群，私下传表格。不是系统不好，而是改不动。比如采购想加个‘供应商交货准时率’字段，得等IT排期；销售想把客户分类从行业改成区域，得填变更申请单。等流程走完，商机早凉了。

老王的事儿之后，IT推了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用写代码，自己就能搭模块。我一开始不信，结果行政小李三天就建了个‘临时物资追踪表’，连二维码都能生成，扫一下就知道这箱东西从哪来、归谁、什么时候该还。老王那套颜色体系，也被他搬进了系统——红黄绿照用，但加了状态说明和自动提醒。

最意外的是，老王自己开始用手机录出入库视频，上传到他自建的‘易损件特别档案’里。问他为啥，他说：‘以前我说碎了一个缓冲垫，没人信。现在有图有真相，而且系统会提醒下次别放最底下。’

其实很多管理问题，不在于人懒或系统笨，而在于‘改一点’的成本太高。你想调个审批顺序，得等版本更新；想加个备注字段，得走权限申请。久而久之，大家宁愿绕开系统，用微信群、便签纸、口头传达来补漏。这些‘民间系统’高效又灵活，但一换人就崩。

蓝点有意思的地方是，它不预设你该管什么。你可以拿它管会议室预约，也可以用来跟踪实习生的培训进度。销售部甚至拿它做了个‘客户情绪日历’，记录每次沟通后的语气倾向，用红黄绿标情绪状态，和老王的便签异曲同工。关键是，他们自己改，自己用，今天想加个‘上次送礼记录’，明天删掉‘拜访频次统计’，没人拦着，也不用写需求文档。

前两天我去仓库，看见老王对着平板点来点去，嘴里念叨：‘下周二三点钟，叉车要保养，不能排重货……’我问他这排程哪来的，他说自己搭了个‘设备可用性看板’，连上了维修记录和排班表。‘以前这些事都记脑袋里，现在记系统里，反而记得更清楚。’

他顿了顿，又补了一句：‘关键是，我不怕忘了告诉别人。’