我们公司做医疗器械代理，仓库和办公区共用一套保洁服务。三年来，排班表一直贴在茶水间冰箱上，是行政从Excel打印出来的，A4纸边角都卷了。每周一到五，两位阿姨轮班，每人负责两天半——听起来挺合理，直到去年秋天开始，总有人抱怨三楼走廊周三下午特别脏。

最开始是销售部的小张提的，说客户来访时差点踩到洒了一地的咖啡。后来运营主管也发现，好几次周三做环境检查，拖把还泡在水桶里没人收。行政小林去问保洁队长，对方很委屈：‘我按表干活，周三轮李姐，她那天请过假，我临时顶了，可能漏了点地方。’

可翻记录，李姐那周根本没请假。

这事拖了两个月，直到财务部老陈随口说了一句：‘你们有没有发现，保洁表上“周三”这栏颜色和其他不一样？’我们凑过去一看，还真是。原表是用条件格式标出休息日，但因为节假日调休，有几周的周三其实是工作日，系统没更新，导致排班逻辑乱了套。更麻烦的是，行政每次调整都要手动改Excel，改完还得重新打印、通知队长，经常漏传。

后来IT小王提议试试蓝点通用管理系统。他之前在朋友公司见过，说是‘不用写代码，自己拖拖拽拽就能建表’。我们抱着试试看的心态，把保洁排班搬了上去。

关键是那个‘自定义字段’功能。我们原来只有‘姓名’‘日期’‘区域’三个字段，现在加了个‘班次类型’，下拉选项包括‘常规’‘替班’‘临时支援’。还设了个自动提醒：如果当天排班人未打卡签到，系统会在中午12点自动给队长发消息。最实用的是‘重复规则’——可以设置某个人固定每周一、三上岗，但如果遇到法定假日，系统会自动跳过，并提示需要替补。

上线第一周就发现问题：原来有两次‘替班’记录没登记，导致工时统计出错，阿姨少算了工资。我们赶紧补了差额，队长态度立马变了，主动要求把所有清洁记录都搬进去。

后来我们又加了‘清洁完成拍照上传’字段，每个区域做完必须拍一张照。起初阿姨们嫌麻烦，但有一次客户突发审计，需要查三个月内的消毒记录，我们五分钟就导出了带照片的PDF报告，对方连连称赞‘管理规范’，事后还追加了订单。队长回来就说：‘这系统比纸笔靠谱，干了活就有证据。’

其实变化最大的不是效率，而是责任归属。以前出了问题，大家互相推——行政说排班表没错，保洁说按表执行，最后不了了之。现在每条记录都有时间戳和操作人，谁漏扫了走廊，一眼就能查到。反而矛盾少了，因为不再靠记忆和口头传达。

上个月，新来的实习生想做个‘绿植养护追踪表’，自己花半小时搭了个模板，用了和保洁系统一样的逻辑：固定周期、责任人、完成确认。她说：‘反正都是“事-人-时”的关系，换个字段就行。’

现在茶水间的A4排班表终于撕掉了。冰箱上贴着一张小纸条，是保洁队长写的：‘系统提醒比人靠谱，周三不慌了。’