我们公司前台小林有个习惯——每次有快递到了，她都会拿笔在手心写上单号。一开始大家觉得挺可爱，后来发现她是真怕忘。尤其是样品寄送、客户资料这种不能出错的件，一旦漏登记，后续谁也找不到去向。

最严重的一次，市场部等着一份竞品包装做拆解分析，快递显示签收五天了，愣是没人知道在哪。最后翻遍茶水间纸箱堆才找到，外包装都快被咖啡渍泡软了。那天下午，行政主管蹲在打印机旁开了个小会：得想办法让‘手心记事法’退休了。

我们试过Excel共享表，问题来了——字段固定，没法按需加‘项目来源’或‘是否加急’；也试过钉钉审批流，可审批完信息就沉底了，查起来像考古。真正让我们下决心换工具的，是销售总监说了一句：‘你们管个快递，怎么比我谈合同还难追溯？’

后来IT同事提了一嘴：要不要试试蓝点通用管理系统？说是不用代码，自己就能搭表单和流程。我们抱着试试看的心态，让小林主导设计了一个‘快递入出库管理模块’。

她第一件事就是加了几个自定义字段：‘业务类型’（样品/文件/设备）、‘关联项目’（可选填）、‘期望处理时限’，还有个‘当前状态’下拉框——待签收、已登记、转交中、已归档。最妙的是她设了个规则：只要选了‘加急’，系统自动标红，并且微信推送给指定负责人。

更省心的是拍照上传功能。现在快递一到，小林拍个面单照片，系统能自动识别单号和快递公司，连手动输入都省了。她说这叫‘电子手心’，再也不用担心洗手时把字冲没了。

用了两个月，市场部再没丢过样品，财务部寄发票也主动来系统登记。上周保洁阿姨顺手扔掉一个旧硬盘包裹，被系统预警后及时拦下——原来那是个要返厂维修的测试机。行政主管说，这是她第一次觉得‘管快递’也能有风控意识。

最近小林还在测试新功能：给每个部门设‘月度快递额度’。超过三次非紧急寄送，系统会弹窗提醒‘本月通讯成本偏高’。她说这不是为了卡人，而是让大家意识到，管理从来不是盯着别人，而是帮所有人减少记忆负担。

前两天我路过前台，看见她手心干干净净的，只涂了点护手霜。问她还写不写单号了，她笑了：‘现在是我的系统记得比我手心牢。’