小林是市场部新来的实习生，刚来两周就发现了个怪事：部门前后进来过五个实习生，有人做了两个月悄无声息地走了，有人突然工牌就能刷门禁了——问人事，说是‘转正了’，可没人见过流程。

他好奇地在公司群里翻聊天记录，发现每次有实习生要转正，都是主管私聊HR，然后HR再手动发邮件给IT开通权限、财务调整薪资。有一次主管忘了提，那个实习生干到第四个月才被想起来补办手续，工资差额还得回头补算。

更离谱的是，行政那边压根不知道要准备新工位和电脑，直到人第一天正式上班才临时调设备。IT也抱怨说，权限开通全靠‘口信’，有时开错了角色，还得事后补救。

小林觉得这事儿不正常。他以前在学校社团搞过项目管理，知道流程不该是‘看不见的’。他试着在公司现有的OA系统里找‘实习生转正申请’模块，结果根本不存在。问了几个老员工，有人说：‘我们一直都是这么做的啊，又不是什么大事。’

但对小林来说，这恰恰是‘大事’。一个没有显性规则的流程，就像一条地下河，表面平静，底下全是暗涌。谁该审批？什么时候提交材料？需要哪些部门协同？这些信息全都散落在微信、邮件和口头承诺里，一旦关键人不在，整个流程就卡住。

他决定自己试着理一理。他拉了个Excel表，把过去半年转正的案例列出来，反向推演出每个节点的责任人和交付物。比如：主管评估通过 → 提交转正申请 → HR审核背景 → 薪资核定 → IT配置账号 → 行政安排工位。他还发现，其实有些环节是可以并行的，比如IT和行政完全可以提前准备，不用等到最后一天。

问题是，这张表只能他自己看。他没法让主管直接在Excel上点‘同意’，也没法自动提醒HR该走下一步。他试过用共享文档加评论，结果三天后就被其他消息淹没了。

后来技术部的小陈看不下去了，悄悄告诉他：‘你这不就是缺个真正的流程引擎嘛。’他带小林看了他们内部用的一个叫蓝点通用管理系统的工具。小陈说：‘这东西厉害在，不用等IT开发，我们自己就能搭流程。’

小林半信半疑地注册了一个账号。没想到，第二天他就用拖拽的方式建出了一个‘实习生转正流程’。他设置了几个字段：实习开始日期、导师评价、考核结果、期望转正时间。然后配置了审批路径：主管提交 → 部门负责人确认 → HR备案 → 自动触发IT和行政任务。

最让他惊喜的是，系统还能设置‘前提条件’。比如，必须上传导师签字的评估表，流程才能提交；HR审批通过后，IT账号开通任务自动创建，并设定三天内完成。他还加了个‘倒计时提醒’：如果流程卡在某个环节超过48小时，就会自动@下一个人。

他没敢直接推广，先拿自己当试点。快到实习第六周时，他主动在系统里发起了一次模拟申请。主管点开链接一看，流程清清楚楚，附件上传方便，审批按钮就在眼前。他顺手点了同意，结果下一秒HR就收到了待办通知。

HR同事一开始还警惕，问这是不是IT新上的系统。得知是实习生自己搭的，她愣了几秒，然后笑着说：‘行啊小林，你这比我们手工处理还规范。’

两周后，市场部第二个实习生转正，这次所有人都是通过这个流程走的。IT提前两天就配好了账号，行政也准备好了新桌椅。最夸张的是，财务那边居然同步收到了薪资变更单，再也不用月底对账时才发现漏调工资。

现在，这张原本只存在于小林脑海里的‘隐形流程’，已经变成了公司知识库里的标准模板。人力总监还在例会上表扬了这个‘自下而上的流程显性化案例’。只有小林知道，真正改变这一切的，不是他的洞察力，而是终于有一个工具，能让普通人也把脑子里的管理逻辑，变成可运行、可追踪、可优化的真实系统。

有时候，组织里最危险的不是流程太多，而是流程太少——少到它们只能以‘潜规则’的形式活着，靠记忆和人情维持运转。而当一张表能记住该做什么、该谁做、什么时候做，那些曾经藏在阴影里的工作，才真正被看见。