我们公司不大，三十来号人，但会议室总是不够用。尤其是周二和周四上午，销售部要开周例会，产品组要对需求，技术还得做上线前评审——三个部门盯着同一间带投影的会议室，谁也不让谁。

以前是行政小李负责排，她在白板上画表格，不同颜色的笔代表不同部门。可问题来了：有人临时加会，忘了改白板；有人看到没人写自己部门的名字，就直接占了；还有人觉得‘反正没人用’，把会议室当临时仓库堆箱子。最离谱的一次，销售总监走进去的时候，发现技术团队正在拆服务器，桌上还摆着半盒打开的饼干。

后来小李干脆做了个共享文档，链接发到群里。结果更乱了——五个人同时编辑，时间块错位、颜色混乱，还有人误删整行。再后来上了日历系统，可大家还是习惯性地先看白板，或者干脆直接推门进去再说。

真正解决问题的，不是哪个高级功能，而是一个‘会吵架’的提醒。

事情是从财务部的小陈开始的。她最近在试一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是能自定义各种流程。她顺手把会议室管理也搭了进去。我一开始没在意，直到某天早上十点零一分，我手机突然弹出一条消息：

‘您预定的10:00-11:00 3号会议室未按时释放，当前有其他团队预约。请确认是否仍在使用，否则系统将自动标记为超时并通知下一位使用者。’

我愣了一下——我根本没预定！后来才想起来，我是昨天临时拉了个会，口头跟小李说了一声，她忙忘了登记。结果系统通过打卡记录发现我在会议室待了四十分钟，但没有对应预约记录，就开始‘质疑’这个占用行为。

更绝的是，它不只是提醒我，还会自动@下一个预约的人：‘原定会议可能超时，请确认是否需调整入场时间。’

一开始大家觉得烦，‘怎么像个班主任一样管着我们？’可用了两周后，反而习惯了。因为再也不用担心白跑一趟，也不用在门口尴尬地敲门问‘你们大概还要多久？’

关键是，这整个流程不是买来的标准功能，而是小陈自己搭的。她设置了几个规则：

• 所有人必须通过系统提交预约，审批自动走直属主管（也可以设为免审）；
• 实际使用时间超过预定15分钟，自动触发提醒；
• 连续三次超时，下次预约需要额外审批；
• 每周五自动生成‘会议室利用率报表’，发给行政和管理层。

最让我意外的是，她还加了个‘信用分’机制。每次按时释放会议室，系统自动加分；超时或爽约扣分。分数高的部门，下周优先选时段。虽然奖品只是‘优先选座权’和一张咖啡券，但销售部居然较上劲了，开始内部搞‘守时之星’评比。

其实这类系统不少，但大多数都是固定模块：考勤、报销、项目管理……你要么全盘接受，要么就得找开发定制。而蓝点这种允许普通人像搭积木一样设计数据结构和流程逻辑的，确实少见。小陈连代码都不会写，但她能根据实际场景，把‘预约→使用→反馈→奖惩’这一串动作串成自动化流。

后来我们还把它延伸到了别的场景。比如IT设备借用：以前谁拿了个备用笔记本，归还时不登记，最后变成‘失踪资产’。现在借出时扫个码，到期前提醒，超期自动抄送主管。还有一个同事用它做了客户接待登记表，来访时前台扫码签到，系统自动发通知给对接人，连茶水准备都提前十分钟提醒。

这些事听起来琐碎，但拼起来就是一家公司的运转效率。你不需要一个‘全能AI管家’，你只需要一个能听懂你具体问题，并且让你自己动手解决的工具。

现在那块白板已经被摘了，挂在茶水间当装饰。上面最后一行字还没擦：‘周三10:00 销售例会（暂定）’——成了我们公司一段有点狼狈又真实的记忆。