行政部的小王最近总在周三下午两点后变得异常紧张。倒不是因为领导要开会，而是——又有部门临时抢了带投影仪的3号会议室，而原本预约的人站在门口干瞪眼。

最离谱的一次，市场部和产品部同时拿着各自的‘审批通过邮件’冲进3号会场，差点在白板前吵起来。投影仪线还插在上一场技术分享的笔记本上，电源没关，遥控器失踪，桌角堆着上一场留下的半杯冷美式。

这事一开始被当成‘沟通问题’，行政群发了好几轮《会议室使用规范》，甚至打印出来贴在每间会议室门口。可效果约等于零。有人说是‘先到先得’，有人坚称‘谁预约算数’，还有个同事开玩笑说：‘这会议室跟大学自习室一样，占座靠的是毛巾、书包和道德感。’

小王实在受不了这种混乱，开始翻OA系统的会议预约记录。结果发现，系统里确实有预约，但很多是‘口头报备’或‘微信留言’，压根没走正式流程。更荒唐的是，有些预约标题写的是‘项目讨论’，实际开了三小时脱口秀内部试演。

他试着在Excel里建了个共享表，标清楚时间、设备需求、负责人联系方式。刚开始还挺顺，结果两周后就乱套了——有人改时间不通知，有人复制行却忘了改内容，导致同一时段出现四个‘张伟’预约3号会议室。

直到IT部老李路过，看了眼那个花花绿绿的Excel表，说了句：‘你这不是排期表，是薛定谔的会议室。’

老李推荐他试试蓝点通用管理系统。起初小王觉得这名字听着像什么ERP外包产品，但上手才发现完全不一样。它不像传统OA那样固定模块锁死，而是允许用户自己搭表单、设流程、连提醒。

小王第一件事就是重建会议室预约逻辑。他新建了一张‘会议室调度表’，字段包括：预约人、部门、事由、起止时间、所需设备（勾选投影仪、视频会议、白板笔等）、是否需要行政支持。他还加了个‘附件上传’项，要求必须上传会议议程或参会名单，避免有人拿‘临时碰头’当幌子长期霸占资源。

接着他设置了自动校验规则：同一时段同一房间不能重复预约；缺少必填项无法提交；设备冲突时系统自动弹出提示。最关键是，他把审批流设成‘预约即生效’，不再依赖人工确认，但同步推送企业微信消息给申请人和行政备案人。

为了防止‘占而不来’，他还加了个‘签到机制’——预约人需在会议开始10分钟内扫码登记，否则系统自动释放该时段，开放给其他部门候补。有次财务部迟到了12分钟，系统直接把3号会议室转给了正在走廊里急得团团转的HR招聘团队。

变化是悄悄发生的。一个月后，3号会议室的投影仪完好率提升了，因为每次使用前后都要在系统里上传设备状态照片；会议平均时长缩短了，没人敢再拿会议室排练年会节目；最神奇的是，跨部门协调会变多了——因为大家发现，既然预约要写清议题，不如真搞点协作出来。

有天小王路过3号会议室，听见里面有人说：‘这个结论我们可以放进下周的汇报，反正到时候也是在这儿开。’另一个人接话：‘别忘了提前录议题，不然系统不让你约。’

他笑了笑，转身在系统后台悄悄新增了一个字段：‘是否涉及咖啡消耗’。毕竟，真正的管理，是从认清人性开始的。